Un ecosistema di software per la collaboration che genera un ‘tavolo virtuale’ dove i contenuti multimediali – file di testo, immagini, video, pagine web ecc. – possono essere condivisi, manipolati e annotati con naturalezza, come se si fosse fisicamente attorno a un tavolo.
Reactiv Suite è un ecosistema di software creato per gestire differenti tipi di meeting e di contesti di lavoro: riunioni corporate, presentazioni, lezioni interattive ecc.. Vuole essere una sorta di ‘sistema operativo’ a supporto della collaborazione. Genera uno spazio di lavoro digitale dove i contenuti multimediali – PDF, URL, DOCX, PPTX, XLSX, tutti i file immagine e video – possono essere presentati, visti, organizzati, manipolati e annotati con la stessa naturalezza che si ha con la carta nel mondo fisico. La collaborazione da remoto diventa fluida e naturale come se si fosse in presenza.
A guidare le scelte fatte in fase di sviluppo della suite è l’obiettivo del superamento dei limiti che la collaborazione da remoto manifesta, e che nell’ultimo periodo sempre più persone hanno avuto modo di sperimentare. Lo smart working ha tanti vantaggi, ma la condivisione dei materiali e la comunicazione possono essere faticosi, e le conference call risultano spesso poco fluide, noiose, e rendono l’audience passiva. È più difficile assorbire le informazioni e memorizzarle.
Per realizzare Reactiv Suite, Newline ha studiato in modo approfondito per quale motivo la collaborazione da remoto ha questi problemi e in che modo è possibile riportare nella sfera della multimedialità quegli elementi ‘a valore aggiunto’ che rendono la collaborazione in presenza più efficace (vedi box ‘Coinvolgere tutti i sensi, accendere tutto il cervello’).
Reactiv Suite, funzionalità e punti di forza
I tool della suite – che si rivolge sia al corporate che all’alta formazione – consentono di:
1) creare una sorta di ‘tavolo virtuale’ su cui il gruppo di persone che sta collaborando – lavoratori o studenti – può interagire in modo spontaneo, nello stesso modo in cui farebbe in presenza. In sostanza, ogni partecipante si collega in remoto sfruttando gli strumenti di videoconference, ‘prende posto al tavolo virtuale’, sceglie il documento o l’immagine che vuole condividere e lo dispone sul tavolo, posizionandolo come più gli piace.
Poiché però il tavolo è virtuale e non fisico, esistono altri enormi vantaggi. È possibile infatti ‘mettere sul tavolo’ anche file multimediali come video e pagine web, oppure finestre in cui si condivide il proprio desktop o lo schermo del proprio smartdevice. Tutto potrà essere fruito immediatamente ‘sul tavolo’, senza aprire altri spazi digitali: si potrà immediatamente visionare un video, fare scorrere una pagina web ecc.. In altri termini, tutto ciò che serve può essere aggiunto al tavolo di lavoro e fruito direttamente.
Sottolineiamo la flessibilità sul piano del design: ogni oggetto può essere ingrandito, rimpicciolito, sovrapposto, portato in secondo piano o usato come sfondo a tutto schermo. Si possono quindi ingrandire contenuti più attinenti, mettere in risalto quello di cui stiamo parlando e, viceversa, coprire le finestre che si considerano meno importanti. Si possono mettere vicini oggetti che la narrazione va a collegare, e allontanare elementi che invece vengono superati o scartati’. Tutto il design può essere costantemente riorganizzato e concorre a dare la massima espressività allo storytelling.
2) Ulteriore utilissima possibilità, quella di poter tracciare sul tavolo virtuale frecce, sottolineature e quant’altro, oppure aggiungere delle annotazioni, parole chiave o simili.
Mentre si ragiona sul progetto di cui si sta parlando si può quindi creare questo ulteriore livello di informazioni per rendere ancora più interattiva e accattivante l’esperienza di collaborazione.
Se si fanno note e appunti su di un certo file modificandolo, si possono salvare automaticamente più versioni dello stesso documento. Se si creano appunti su un frame di un file video, si può salvare un timestamp di quel frame annotato.
3) Un’altra funzionalità di grande utilità, è quella che consente di selezionare delle porzioni della tavola e trasformarle in PDF esportabili per ‘portare con sé’ una sorta di appunto di ciò su cui si è lavorato. È un modo perfetto per ricordare di cosa si è parlato e quali sono gli aspetti su cui, a fine riunione/lezione, ciascun partecipante dovrà lavorare. Si può anche organizzare e ‘impaginare’ tutto il tavolo per condividerlo con i partecipanti.
4) I tool della suite consentono infine al relatore/insegnante di rendere dinamica la propria presenza nel meeting. Se nella realtà il relatore si sposta, cammina, usa lo spazio fisico che ha a disposizione e la propria fisicità per attrarre l’attenzione, nel virtuale l’immagine statica rappresenta una limitazione importante. Con Reactiv la finestra che inquadra il relatore è invece un elemento ‘animato’: si ingrandisce e si riposiziona a piacimento nello spazio virtuale, avvicinandosi a un contenuto o a un altro, creando un effetto di movimento che mantiene vivo il coinvolgimento. Chi parla è davvero ‘protagonista’ della presentazione.
Il tavolo virtuale risulta alla fine come una sorta di grande ‘mappa concettuale interattiva’ del progetto, con due importanti valori aggiunti che ribadiamo: 1) finché ci si lavora può essere ampliata e riorganizzata; 2) come già accennato, ogni singolo elemento è immediatamente consultabile, direttamente da quello spazio di lavoro (un file di testo si può ingrandire e leggere, un video si può vedere direttamente facendo play, la pagina web si può scorrere e consultare ecc.).
Questo approccio visuale al progetto si deve agli strumenti di design di Reactiv Suite, che affiancano quelli di collaboration e di videoconference. È quest’anima visuale che, tra le altre cose, certamente contraddistingue la soluzione di Newline rendendola una piattaforma di estrema efficacia per coinvolgere le persone, renderle partecipi, fissare i contenuti.
BOX – La prova di BOB
Scopriamo caratteristiche e funzionalità della soluzione immaginando di provarla con un tester curioso ed esigente nato dalla fantasia di Sistemi Integrati, BOB.
Scopriamo caratteristiche e funzionalità della soluzione immaginando di provarla con un tester curioso ed esigente nato dalla fantasia di Sistemi Integrati, BOB.
AL POSTO DELLE SLIDE, UN TAVOLO VIRTUALE – Bob coordina un team marketing. Oggi ha un call con i suoi clienti. Si tratta di un’azienda che vende giochi per cani. Per loro ha ideato una campagna marketing che ha per protagonista un cane annoiato che ritrova gioia e vitalità. Ha già radunato i materiali a supporto, ma non ha lavorato su alcuna slide. Ha invece creato un tavolo virtuale con Reactiv Suite dove ha già disposto una parte dei materiali che gli servono per promuovere la sua idea (immagini e video di cani, pagine web dove i padroni si confrontano sui giochi preferiti dei propri cani, grafici sui giochi più venduti, un documento word con le parole chiavi della campagna ecc.). Altri file media li aggiungerà man mano che racconterà la propria idea. Potrebbe gestire la riunione dal suo Pc – anche lì ha installato Reactiv – ma preferisce andare in ufficio nella sala riunioni. Il monitor touch ha installata la stessa suite.
RACCONTARE UN PROGETTO IN MODO NATURALE – Arriva l’orario dell’incontro. Senza difficoltà apre Reactiv e richiama il proprio account, quindi il tavolo virtuale che ha preparato. Invita le persone ad aggiungersi al meeting, ovvero a ‘prendere posto’ al tavolo. Inizia a raccontare la propria proposta, creando note, frecce e sottolineature tra i file multimediali, quindi condivide altri materiali – video e pagine web – per arricchire ulteriormente il racconto. Mentre parla, riposiziona alcuni elementi, sposta la finestra che inquadra il suo viso e ‘si muove’ tra i materiali. Commenta un video, fa ‘play’, e si mette vicino a quel video; quindi commenta una pagina web, e si sposta vicino alla finestra con la pagina web. Poiché c’è un grafico fitto e ricco di dati che necessita di essere visualizzato grande, allarga quella finestra sovrapponendola alle altre, poi la rimpicciolisce e porta in primo piano un altro documento per proseguire il racconto.
LASCIARE IL SEGNO, ANCHE DOPO LA FINE DELL’INCONTRO – A fine incontro seleziona l’area del tavolo dove ha radunato gli elementi chiave e crea dei PDF che si porteranno a casa. Bob è soddisfatto, i clienti anche. Non si sono annoiati, hanno interagito sollecitati dalle dinamiche del tavolo virtuale. Il valore del progetto è stato trasmesso. Sarà più facile per loro ricordare tutte le informazioni e riflettere sulla proposta marketing.
Reactiv Suite: non solo collaborazione da remoto…
Come abbiamo detto, Reactiv Suite nasce dallo studio di ciò che nel mondo fisico funziona meglio che nel mondo virtuale, del perché una riunione in presenza spesso si riveli più efficace. E tuttavia le potenzialità della multimedialità offrono un valore aggiunto importante: sul tavolo virtuale, come abbiamo spiegato, è possibile anche posizionare e vedere un video, condividere più pagine web, ingrandire e rimpicciolire gli elementi, tracciare frecce e annotazioni su più elementi, creare mappe virtuali complesse e navigabili; il tutto concorre a creare una esperienza di collaborazione e una narrazione avvincente, che nella realtà, senza supporti digitali di livello, può essere difficile da eguagliare. Per questo Reactiv è di grande valore anche in caso di incontri in presenza: installato sul monitor touch di una sala riunioni, la mappa concettuale che abbiamo descritto può essere comunque un supporto utilissimo per ragionare sui progetti all’ordine del giorno, un hub dove far confluire idee, riflessioni, informazioni.
BOX – Coinvolgere tutti i sensi, accendere tutto il cervello
Per realizzare Reactive Suite Newline è partita dal domandarsi come mai l’interazione ‘dal vivo’ risulti spesso più efficace di quella da remoto, considerando gli strumenti generalmente utilizzati dalle aziende.
La risposta si declina su vari punti, tra cui:
– Gli strumenti di condivisione dello schermo e dei contenuti oggi diffusi spesso limitano la nostra capacità di interagire l’uno con l’altro e di rappresentare lo storytelling.
– Interruzioni tecniche di vario genere – per esempio mentre si cerca di navigare tra documenti e applicazioni – rendono difficile mantenere l’attenzione del pubblico.
– Interfacce utente disordinate e poco ‘immediate’ rallentano il lavoro e intralciano la concentrazione.
– Diapositive e presentazioni lineari, a schermo intero, non stimolano l’interazione.
– Lo speaker è costretto in un’immagine della dimensione di un francobollo che sembra disconnessa dai contenuti di cui sta parlando.
Come risultato finale, con le riunioni a distanza è frequente la perdita di contesto e l’incomprensione delle informazioni.
A questi aspetti va aggiunta un’altra riflessione. Nelle riunioni live colori, forme, suoni e movimenti coinvolgono tutti i sensi, che concorrono nel rendere le attività più coinvolgenti e piacevoli, e le informazioni più semplici da ‘fissare nella memoria’. In un ambiente fisico reale quindi, proprio perché tutti i sensi vengono coinvolti, e diverse tipologie di input vengono elaborate, tante parti del cervello sono attive e concorrono a rendere l’esperienza più efficace.
Nella maggior parte delle soluzioni di collaborazione mancano questi stimoli. Reactiv Suite punta invece – attraverso la serie di funzionalità descritte in questo articolo – a risolvere tutti questi punti critici:
– Rendendo più fluida l’interazione e più alta l’attenzione dell’audience
– Rendendo più impattante la presenza del relatore
– Rendendo più coinvolgente l’esperienza e dunque più memorizzabili i contenuti.
Applicazioni e Configurazioni
Reactiv è composta da due applicazioni, assolutamente complementari: Stage e Scribble.
– Stage gestisce i tool per la ‘narrazione’ dei contenuti, per uscire dalla linearità delle presentazioni classiche. Sono i tool che consentono di presentare, disponendoli sul tavolo virtuale, qualsiasi combinazione di contenuti: immagini, documenti, video, siti web.
– Scribble racchiude invece i tool per la creazione dei contenuti, come quelli che consentono di tracciare frecce e scrivere note sul tavolo virtuale, organizzare e impaginare il risultato finale per poi condividerlo.
Reactiv Suite è composta da due applicazioni complementari: Stage e Scribble. Stage gestisce i tool legati alla ‘narrazione’ dei contenuti, uscendo dalla linearità delle presentazioni classiche. Scribble racchiude invece i tool per la creazione dei contenuti, come quelli che consentono di tracciare frecce e scrivere note sul tavolo virtuale, organizzare e impaginare il risultato finale per poi condividerlo.
Per quanto riguarda invece le configurazioni, Newline propone due alternative:
– Reactiv Suite IFP – Progettato per spazi condivisi, è la soluzione che consente a più persone di utilizzare Reactiv Suite, in ambienti come sale riunioni e sale conferenze. Reactiv Suite IFP integra nativamente diversi protocolli di autenticazione che facilitano l’accesso dei singoli utenti ai dati, consentendo a ciascuno di richiamare i propri materiali e il proprio spazio di lavoro. Privacy e sicurezza sono garantite. Supporta nativamente una varietà di dispositivi periferici e più sorgenti AV. Garantisce il Byod: è possibile richiamare materiali e condividere gli schermi da una moltitudine di dispositivi personali.
– Newline Reactiv Suite PRO – Progettata per dispositivi personali, pensando a un singolo utente. Offre le stesse applicazioni e flussi di lavoro di Reactiv IFP, ma riduce le varie funzionalità di connettività e interoperabilità delle periferiche, che non sono pertinenti in un ambiente domestico o in ufficio. ■
Reactiv Suite crea una mappa concettuale del progetto dove ogni elemento è immediatamente visibile e consultabile. Si possono condividere anche gli schermi del proprio pc/mobile (vedi seconda immagine). Alla fine della riunione è possibile selezionare delle aree da estrarre come PDF e conservare come appunto del lavoro svolto (terza immagine).
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