Ecco i 7 step – secondo una ricerca Frost & Sullivan promossa da Shure (marchio distribuito in Italia da Prase) – per costruire la sala riunioni perfetta. Tra i suggerimenti che emergono, fondamentali la scelta di un fornitore unico, di prodotti standardizzati e di soluzioni interoperabili. Particolare attenzione va riservata alla qualità degli impianti audio, spesso sottovalutati, e che invece rivestono un ruolo centrale.
In questo articolo parliamo dei risultati di una ricerca sul futuro dei luoghi di lavoro, promossa da Shure (marchio distribuito in Italia da Prase), marchio di riferimento nella produzione di microfoni e dispositivi audio. La ricerca, condotta da Frost & Sullivan, è articolata in 7 passaggi e ha come tema centrale l’importanza di dotare le proprie sale riunioni di impianti audio di alta qualità, certificati ed efficienti, capaci di integrarsi con tutte le principali piattaforme di cloud meeting disponibili sul mercato.
STEP 1 – L’era del “cloud conferencing”
La ricerca prende le mosse dalla constatazione che siamo alle porte di una nuova era per quanto riguarda la concezione del modo di lavorare e, in particolare, di organizzare e gestire le riunioni. Da un lato le condizioni esterne (prima fra tutte la pandemia), dall’altro l’attenzione crescente che manager e dipendenti pongono al benessere e alla conciliazione vita/lavoro, rendono superata una concezione di meeting che preveda la presenza fisica di tutti i partecipanti. Le imprese devono allora aiutare i propri dipendenti a essere coinvolti e produttivi ovunque si svolga il loro tempo di lavoro: ufficio, sala riunioni, casa, strada.
Le aziende leader nei rispettivi settori si stanno tutte attrezzando in questo senso, acquistando servizi di “cloud conferencing” sempre più evoluti, che integrano audio, video, chat e scambio di contenuti multimediali.
Il cambiamento è destinato a proseguire anche al di là dell’emergenza sanitaria: tra il 2019 e il 2025 ci si aspetta una crescita del 24,6% annuo nell’acquisto di licenze di servizi per il cloud meeting. Ma affinché questi investimenti producano il risultato sperato, però, è cruciale che le aziende si dotino anche di un comparto audio di alta qualità.
Con quest’ultima considerazione, passiamo ai successivi step della ricerca.
STEP 2 – Adeguare la tecnologia delle meeting room alla nuova era del lavoro
Molti professionisti, nei prossimi anni, alterneranno in modo fluido il lavoro in ufficio a quello svolto da casa: sono le nuove regole di occupazione degli spazi a imporlo, oltre alle sempre maggiori richieste di flessibilità che arrivano dagli stessi dipendenti (vedi immagine 1).
Assistiamo tuttavia a una sorta di paradosso: la nuova era del lavoro sarà fondata su una connettività pervasiva (in ogni luogo e in qualsiasi momento), eppure ancora oggi il 95% delle sale riunioni sono dotate solo di una tecnologia di base per la comunicazione (telefoni e qualche schermo).
Le sale riunioni del futuro avranno invece bisogno di dispositivi audio e video avanzati, che si integrino con i potenti servizi di cloud working nei quali le aziende hanno già investito.
STEP 3 – Migliorare la collaborazione grazie a un audio eccellente
Oggi i professionisti hanno a disposizione una vasta gamma di applicazioni e modalità tra cui scegliere per collaborare e condividere documenti ovunque si trovino. Quello che però non cambia è che non può esserci riunione senza audio e non può esserci riunione efficace senza un audio efficace.
L’obiettivo primario è fare in modo che chi partecipa a una riunione da remoto non sia svantaggiato rispetto a chi vi partecipa in presenza: tutti devono sentire ed essere sentiti in modo naturale e senza soluzione di continuità.
STEP 4 – Un audio senza interruzioni infonde sicurezza ai partecipanti e aumenta la produttività
Le statistiche dicono che oggi chi lavora nel campo della conoscenza passa circa diciassette ore al mese in riunioni e questo dato può solo aumentare nella nuova realtà dello smart working.
Ecco alcune percentuali:
– La lunghezza delle riunioni è aumentata del 10% negli ultimi 15 anni
– In media ogni riunione ha circa 9 partecipanti
– I partecipanti sostengono che circa il 33% del tempo speso in una riunione sia improduttivo
– il 70% dei manager sostiene che le riunioni siano improduttive e inefficienti
Dato che si passa così tanto tempo in riunione, è necessario assicurarsi che si tratti di tempo ben speso.
Durante le riunioni condotte in parte o completamente da remoto, un buon audio produce molti vantaggi: elimina i rumori di fondo che riducono la concentrazione; diminuisce gli errori legati ai fraintendimenti; riduce la necessità di ripetere le informazioni; diminuisce la fatica e la frustrazione dei partecipanti; fa sì che chi partecipa da remoto sia pienamente incluso nella conversazione; riduce la durata delle riunioni e, di conseguenza, i costi.
Un altro elemento da non sottovalutare è che la pulizia e la qualità dell’audio infondono sicurezza sia all’host sia al singolo partecipante che sta esponendo un argomento, incoraggiandoli a utilizzare appieno le risorse messe a disposizione dal sistema di “remote conferencing” (condivisioni dello schermo, registrazioni, chat eccetera), con il risultato di avere riunioni più partecipate e produttive.
STEP 5 – L’importanza di scegliere sistemi audio adeguati al miglior standard disponibile sul mercato (“best in class”)
Spesso accade questo: per sfruttare le molteplici funzionalità dei nuovi e potenti servizi di “cloud conferencing”, si attrezzano le sale riunioni con microfoni, speaker e altri dispositivi audio acquistati e posizionati senza un piano prestabilito, così da ottenere una resa audio accettabile. Ma non è dell’accettabile che abbiamo bisogno.
Ogni specifico spazio e ogni specifico utilizzo richiedono uno studio approfondito (immagine 2), al fine di scegliere la soluzione più performante: speaker e microfoni, installati su soffitti, pareti e tavoli, devono lavorare insieme, come un ecosistema.
Solo prendendo in considerazione l’ambiente fisico e il modo in cui esso sarà utilizzato, si possono individuare le soluzioni adatte per l’audio di ciascuna sala. Inoltre, i sistemi adottati dovranno essere facilmente aggiornabili e compatibili con le tecnologie dei diversi marchi in commercio.
STEP 6 – Creare un ecosistema
Quanto più le imprese utilizzano tecnologie audio e video avanzate, intuitive e compatibili con le principali piattaforme di collaborazione online, tanto più diventa essenziale costituire un vero e proprio ecosistema: microfoni, altoparlanti, DSP, software e accessori devono lavorare come un tutt’uno.
L’ecosistema deve essere flessibile per adattarsi a qualsiasi tipo di aula e uniformare l’esperienza audio e video, indipendentemente dalla location.
Si dice che ‘la stessa taglia non va bene a tutti’, e ciò è particolarmente vero nel nostro caso: la maggior parte delle aziende hanno sale riunioni di diverse dimensioni, forma e destinazione. Gli stessi microfoni e gli stessi amplificatori, processori e software non possono funzionare altrettanto bene per ambienti diversi.
Un’ottima soluzione è affidarsi a un unico fornitore, che sia in grado di garantire l’interoperabilità dei propri dispositivi e la loro adattabilità alle esigenze di ambienti diversi.
I sistemi audio devono inoltre fessere compatibili con servizi come Microsoft Teams, Cisco Webex, Zoom e altre piattaforme.
Per avere la certezza di acquistare prodotti che garantiscano tutte queste caratteristiche, una delle chiavi è affidarsi a fornitori certificati: la certificazione, infatti, impone alti standard di performance, affidabilità e interoperabilità.
STEP 7 – Fornitore unico, standardizzazione, interoperabilità
Se ci si trova persi nella vastissima gamma di prodotti che il mercato offre, ecco tre criteri per una scelta efficace.
– Scegliere un unico fornitore, così da semplificare il processo di acquisto, velocizzare l’installazione, avere un unico contatto per la manutenzione e il supporto e ricevere suggerimenti per futuri aggiornamenti e potenziamenti del servizio.
– Scegliere prodotti standardizzati, che possano essere facilmente gestiti dall’IT aziendale, anche da remoto. In questo modo si riduce la necessità di aprire ticket con gli help desk, si aumenta la sicurezza della crittografia e si ottiene una migliore user experience.
– Dare la giusta importanza all’interoperabilità dei prodotti acquistati: interoperabilità che deve esistere sia tra i vari device audio sia tra questi ultimi e le varie piattaforme di videoconferenza. Sale riunioni attrezzate in questo modo saranno utilizzate molte volte e con soddisfazione, accelerando il recupero dell’investimento fatto (riduzione del tempo del ROI).
Scarica la ricerca completa di Frost & Sullivan (in inglese): https://effortless.shure.com/it/hub-dei-contenuti/posts/frost-sullivan-analyst-research/
