Con la recente crisi dovuta al COVID-19, è aumentato in modo esponenziale l’accesso alla videoconferenza e sempre più aziende hanno organizzato le riunioni online anziché i tradizionali meeting in presenza. Sharp raccomanda di adottare una serie di comportamenti, per rendere le videoconferenze chiare ed efficaci.

Approfondimenti dal mondo Sharp – Ci stiamo adattando ad una “nuova normalità” delle riunioni di lavoro, che ha migliorato tutte le forme di videoconferenza. Oggi online dialoghiamo con il gruppo di lavoro, definiamo progetti, manteniamo vivi i contatti con clienti, fornitori e partner. Tuttavia, non esistono regole di comportamento condivise per le videoconferenze e ciò crea confusione, nervosismo e mancanza di comprensione tra i partecipanti.Seguendo alcuni semplici consigli, è possibile creare un vademecum per riunioni online di successo:

Consiglio n. 1: nomina un moderatore

Le videoconferenze funzionano come le normali riunioni. Se non è presente un moderatore, c’è il rischio che la riunione non venga gestita in modo adeguato. È opportuno concordare prima dell’inizio della videoconferenza chi sarà il moderatore della sessione.

Consiglio n 2: definisci un obiettivo

Tutti gli incontri devono avere uno scopo. Se si tratta solo di incontrare i colleghi per una breve chat online, sarebbe meglio nominare la riunione in modo appropriato, come “pausa caffè”, e non “riunione di lavoro”. Altrimenti, si rischia di comunicare qualcosa di sbagliato.

Consiglio n. 3: disattiva il microfono 

Siamo tutti abituati a sentire strani rumori di fondo provenienti dai partecipanti alle chiamate: radio, bambini, rumori di cantiere, lavastoviglie o il ticchettio delle dita sulla tastiera. Per condurre la videoconferenza nel modo più fluido possibile, quando non si deve intervenire, è meglio disattivare il microfono, in modo da ridurre al minimo le interferenze e le distrazioni.

Consiglio n. 4: non parlare contemporaneamente ad altri

In una riunione tradizionale è molto più semplice che le persone parlino contemporaneamente, ma tutto ciò è molto fastidioso durante una videoconferenza. Idealmente, sarebbe meglio coordinarsi sulla sequenza degli interventi o far sì che il moderatore ne decida l’ordine.Alcuni strumenti offrono ai partecipanti la possibilità di alzare virtualmente la mano, il moderatore prenderà nota e potrà gestire gli interventi. Per gruppi più numerosi, può anche essere utile che i partecipanti scrivano la domanda in chat per prenotare l’intervento.

Consiglio n. 5: organizza gli interventi

Ci sono persone che amano chiacchierare, ma a volte possono risultare snervanti. Se il moderatore desidera ricevere il parere da ciascun partecipante alla riunione, può impostare un tempo limite per ogni intervento in modo da garantire la parola a tutti i partecipanti.

Consiglio n. 6: parla più lentamente

Nelle riunioni online c’è spesso un ritardo audio tra il microfono e il suono trasmesso, che può richiedere qualche secondo in più. Quando poni una domanda, lascia al gruppo abbastanza tempo per rispondere. Meglio non rispondere subito dopo ogni frase, perché potrebbero seguire altre domande. 

Consiglio n. 7: attiva la videocamera

Il vantaggio delle piattaforme online come GoToMeeting, Zoom, Skype, Microsoft Teams, Team Viewer ecc. è che puoi vedere i tuoi interlocutori. Chiedi ai partecipanti di attivare la videocamera durante la videoconferenza, così da aumentare la consapevolezza e la serietà dell’incontro

Consiglio n. 8: invita solo le persone giuste

Poiché con la videoconferenza non sono necessari  viaggi e spostamenti, si tende spesso a mandare l’invito a un numero di persone più alto del dovuto. Prima di invitare i partecipanti, è meglio definire l’obiettivo della videoconferenza. Quante volte durante una riunione virtuale ti sei chiesto: “Cosa ci faccio qui?”, ma poi per cortesia, sei rimasto connesso fino alla fine della riunione. Invita solo i partecipanti che realmente devono essere presenti, come se fosse un incontro di persona.

Consiglio n. 9: utilizza più immagini e meno testo

Quando mostri una presentazione, ricorda che molti partecipanti si collegano con un laptop e che il loro schermo è piccolo. Evita fogli di PPT con molto testo, meglio lavorare con le immagini. Nella videoconferenza puoi trasmettere emozioni, specialmente con discorsi e immagini, ed evitare presentazioni noiose.