Dotando diversi ambienti della tecnologia ClickShare di Barco, il Politecnico di Milano ha realizzato, con il supporto del system integrator Gamma SpA, spazi di collaborazione che offrono la stessa esperienza d’uso intuitiva e immediata, sia in presenza sia da remoto.
Il Politecnico di Milano è un’università pubblica all’interno della quale operano oltre 4500 persone tra corpo docente e personale tecnico-amministrativo. A loro si aggiungono circa 46.000 studenti, iscritti alle diverse facoltà: Ingegneria, Architettura e Design.
Nel tempo, è sorta la necessità di avere ambienti che permettessero a docenti e personale di incontrarsi per lavorare su progetti comuni, in presenza o da remoto. Così, l’ateneo milanese ha deciso di allestire una ventina di spazi di collaborazione, dotandoli di tecnologia avanzata per garantire la migliore esperienza d’uso possibile.
In questo case study racconteremo le sfide che sono state affrontate e le soluzioni che gli uffici tecnici hanno messo in campo, di concerto con professionisti esterni.
Ne parleremo in particolare con gli architetti Gennaro Leanza e Rosanna Scalisi, rispettivamente Senior Project Leader per il Servizio Gestione del patrimonio Edilizio e Funzionaria nell’area Gestione Infrastrutture e Servizi del Politecnico di Milano, e con Giovanni Elampini, Visual Solutions B.U. Manager dell’azienda di system integration Gamma SpA.
LA SFIDA: CREARE SPAZI COLLABORATIVI PER L’INTERAZIONE ANCHE DA REMOTO
Come ogni università, le principali missioni del Politecnico di Milano sono la didattica e la ricerca, due pilastri che muovono tutte le scelte della governance dell’ateneo. Il loro comune denominatore, diventato sempre più evidente con lo sviluppo di nuove modalità di lavoro post-pandemia, è l’attività di gruppo non soltanto in presenza ma anche da remoto.
Analizzando nel tempo le richieste e le segnalazioni provenienti dal sistema di trouble ticketing, il team di pianificazione e progettazione tecnica del Politecnico di Milano diretto da Gennaro Leanza ha riscontrato la richiesta di spazi che rendessero la collaborazione tra le persone più semplice e naturale.
Un’esperienza positiva precedente – la creazione all’interno della Biblioteca Centrale di Architettura di due spazi multimediali sperimentali – ha rappresentato un ottimo punto di partenza per l’intervento di cui ci occupiamo in questo case study.
Vediamo ora nel dettaglio le sfide che questo nuovo intervento poneva.
Creare ambienti dinamici adatti ai collegamenti da remoto – Per il Politecnico di Milano era fondamentale riuscire a creare ambienti flessibili, una ventina in tutto, che consentissero diverse modalità di incontro e lavoro in gruppo per il personale docente e tecnico-amministrativo, ma anche per le organizzazioni studentesche. «Incontrare diversi interlocutori in una classica sala riunione non è più sufficiente – ci racconta Leanza – perché spesso ci sono persone collegate da remoto.
Spesso le riunioni avvengono anche con persone collegate da remoto, con la necessità di gestire sia la parte in presenza sia le interazioni a distanza – G. Leanza
In questa logica, un’ulteriore sfida con cui ci si doveva confrontare era dimensionare correttamente gli ambienti e impostare in modo funzionale la loro configurazione: «Era fondamentale nella fase di studio tenere conto di come avviene la fruizione dello spazio – dice Leanza – per esempio considerando la presenza di persone in piedi o sedute e la necessità che tutti siano visibili da remoto».
Aggiornare gli strumenti digitali in un’ottica di massima semplicità d’uso – Un altro obiettivo era realizzare un sistema di collaborazione di alta qualità che garantisse al tempo stesso la massima facilità di utilizzo per gli utenti.
Per raggiungere questo traguardo, era necessario tenere conto delle diverse tipologie di device e software impiegati dai fruitori degli spazi, oltre alla necessità di condividere e gestire rapidamente immagini e contenuti – come disegni CAD – sia in ingresso che in uscita. Il tutto considerando che gli utenti non sono specialisti IT.
Realizzare un’integrazione non invasiva sul piano estetico e architettonico – Un altro elemento distintivo di questo intervento era la necessità di rispettare le infrastrutture e le finiture esistenti, installando la tecnologia senza alterare l’equilibrio estetico degli spazi.
«Da una parte ci piace sviluppare soluzioni che garantiscano un buon equilibrio tra costi, qualità e prestazioni dei prodotti che acquistiamo; dall’altra, come architetti, cerchiamo anche un valore estetico», precisa Rosanna Scalisi.
Per garantire che questo principio fosse pienamente rispettato, la richiesta è stata esplicitata nel bando di gara redatto dal Politecnico, che prevedeva l’obbligo per le aziende partecipanti di proporre soluzioni con il minor impatto architettonico possibile.
LA SOLUZIONE: AMBIENTI MULTIMEDIALI DI FACILE UTILIZZO PER GLI STUDENTI
Una volta analizzate le esigenze espresse dai dipartimenti e stabilito il tipo di intervento, il Politecnico si è interfacciato con Gamma, azienda aggiudicataria del bando di gara, per selezionare le tecnologie più adatte. I soggetti del Politecnico coinvolti erano l’area tecnico-edilizia e l’area per la gestione delle infrastrutture e dei servizi.
Si è intervenuti su più ambienti di dimensioni diverse, adottando però la stessa tipologia di soluzione: display touch di diverse misure, a seconda della capienza della stanza, associati a barre video ClickShare Bar Pro; queste ultime integrano il sistema ClickShare, in grado di offrire una esperienza d’uso d’eccezione agli utenti, grazie alle specificità che vedremo.
Vediamo allora nel dettaglio i prodotti selezionati e i vantaggi che la soluzione permette di ottenere.
Barra “ClickShare Bar Pro” di Barco e display touch in ogni ambiente collaborativo – Come accennato, gli ambienti, di dimensioni comprese tra 30 e 70 m², sono stati equipaggiati con display touch da 65” o da 86”, in modo da assicurare una visione chiara e uniforme dei contenuti condivisi, e barre video ClickShare Bar Pro.
Su queste è stata installata la soluzione ClickShare, che è il cuore nevralgico del sistema di collaborazione e supporta tutti i processi di condivisione. Come ci spiega Giovanni Elampini di Gamma SpA: «ClickShare, installato sulle omonime barre video distribuite in esclusiva da Exertis, permette agli utenti di condividere contenuti, in presenza o da remoto, con estrema facilità. È sufficiente collegare tramite Wi-Fi un laptop o un altro dispositivo e avviare una qualunque piattaforma di videoconferenza. Il collegamento wireless avviene in pochi secondi, basta un clic sul ClickShare Button, la periferica simbolo della soluzione (oppure sull’app, che offre una versione virtuale del bottone – ndr)».
La forza di ClickShare sta proprio nella sua immediatezza: l’utente non deve imparare nulla di nuovo, perché può utilizzare il proprio device con le proprie applicazioni. Tutto è quindi per lui perfettamente familiare. È il principio del BYOM – Bring Your Own Mobile: non si condividono più solo i contenuti (documenti, pagine web, immagini, video), ma l’intero device, con tutto il suo ecosistema di applicazioni, inclusa la piattaforma di collaborazione scelta per la riunione ibrida (Zoom, Meet, ecc.). Il ‘click’ del Button avvia direttamente la videoconferenza e attiva la condivisione anche dei partecipanti collegati da remoto, rendendo l’esperienza eccezionalmente fluida.
Si arriva nello spazio di collaborazione con il proprio laptop e, tramite un dongle, si prende il controllo degli apparati AV presenti – R. Scalisi
Tornando alle barre video Barco ClickShare, l’intelligibilità del parlato è garantita da sei microfoni a tecnologia MEMS, con una portata fino a 4,5 metri e DSP integrato per la cancellazione dell’eco e del rumore di fondo. «Significa – sottolinea Elampini – che non serve microfonare nessun altro punto della sala, e si evita così la presenza di cavi, che risulterebbero tra l’altro antiestetici, contrariamente ai desideri della committenza.»
Un ulteriore vantaggio è la presenza di una regia automatica grazie all’utilizzo dell’intelligenza artificiale.
AI, automatismi e autonomia d’uso per gli utenti – Se in generale in un contesto di collaboration l’esperienza d’uso è importante, in un luogo come il Politecnico alcuni obiettivi d’usabilità erano sentiti davvero fondamentali.
Lo si capisce chiaramente ascoltando Rosanna Scalisi quando sottolinea un aspetto cruciale che ha portato alla scelta delle barre video a marchio Barco: «Queste barre rappresentano una soluzione flessibile, che gli utenti possono gestire in totale autonomia. Si arriva nello spazio di collaborazione con il proprio laptop e, tramite un dongle (il famoso bottone fisico di Barco ClickShare, ndr), ossia un’interfaccia comune a tutte le sale, si prende il controllo degli apparati audio-video presenti: display, telecamera, microfoni, speaker.»
Non è però solo il dongle a rendere intuitivo l’utilizzo dei dispositivi. Ce lo spiega Giovanni Elampini: «Le barre ClickShare Bar Pro hanno caratteristiche che riducono al minimo l’intervento umano: la selezione delle inquadrature avviene in maniera automatica, rilevando la presenza delle persone all’interno della sala e impostando di conseguenza la visualizzazione sul display. Per fare un esempio, se nella sala è presente una sola persona verrà inquadrata in primo piano; se ce n’è più d’una non servirà alcun intervento umano per modificare l’inquadratura. Sarà l’IA a occuparsene, facendo comparire i volti di tutti automaticamente. Tutto questo garantisce una user experience molto più evoluta.»
Vanno poi segnalati due forti elementi di flessibilità: il primo è che il sistema è in grado di supportare qualunque piattaforma di collaborazione; l’altro è che la tecnologia ClickShare consente una grande libertà di movimento agli utenti: non ci sono postazioni fisse all’interno della sala, ognuno può posizionarsi dove meglio crede, a differenza di quanto accade in altri spazi collaborativi.
Possibilità di installazione a parete o su stand mobili – In alcuni casi la barra video di Barco è stata installata in prossimità del display touch a parete, mentre per la maggior parte si è fatto ricorso a stand su ruote Dacomex, marchio ingegnerizzato e commercializzato da Exertis. In particolare, per i display da 86” è stato selezionato il modello TV Cart 70″120″, mentre per quelli da 65” il system integrator ha fornito il modello Tilt TV Cart 37”70”. Entrambi i modelli hanno un’altezza regolabile e sono dotati di ruote con freni.
Giovanni Elampini ci descrive i vantaggi di questa scelta associata ai display e alle barre video: «Questi supporti garantiscono estrema flessibilità di installazione – potenzialmente fino a display da 120” – e consentono a noi system integrator di proporre soluzioni con una grande varietà di display; inoltre, sono molto facili da montare e sono subito pronti all’utilizzo, aspetto molto apprezzato dai nostri team di installatori.»
Anche dal Politecnico arrivano parole di elogio per questa soluzione: «Gli stand che il system integrator ci ha proposto di utilizzare – ci dice Leanza – sono decisamente funzionali, oltre che competitivi dal punto di vista economico. In più, ci permettono di immaginare più spazi collaborativi su uno stesso piano dell’università senza bisogno di installare la tecnologia in ognuno. L’unico requisito necessario è l’alimentazione elettrica».
Arredi flessibili per poter gestire più tipologie di incontri – Un altro elemento che ha risposto adeguatamente alle esigenze dell’utente finale è stata la scelta di arredi che non rappresentano un vincolo spaziale. Parliamo di tavoli su ruote con piano ribaltabile, che consentono di creare composizioni diverse in base alla tipologia di incontro. In alcuni casi hanno anche geometrie non standard, per esempio trapezoidali, che danno la possibilità di creare isole di forme diverse per un lavoro a gruppi, dove il display viene usato per riprodurre materiale utile alla riunione.
Rosanna Scalisi commenta così questa scelta: «Come Politecnico abbiamo sempre avuto l’idea di usare allestimenti flessibili. A volte non c’è nemmeno un “elemento stabile”: nell’aula con il display più grande, per esempio, vengono installati di volta in volta gli arredi necessari. Capita di utilizzare questo ambiente per un catering, sfruttando il display per condividere contenuti che rimangono sullo sfondo, altre volte invece si creano delle composizioni di sedute rivolte verso il display, diverse a seconda delle necessità».
LA SODDISFAZIONE DEL POLITECNICO PER LA SOLUZIONE E IL SUPPORTO DEL SYSTEM INTEGRATOR
Come spesso capita quando si lavora tramite bandi di gara, il system integrator non era un soggetto conosciuto dall’ateneo. Per questo, a maggior ragione, Gennaro Leanza tiene a sottolineare la soddisfazione del Politecnico per il lavoro svolto insieme a Gamma: «Ci ha colpito molto la professionalità delle persone con cui abbiamo collaborato. Sono state disponibili e flessibili, realmente votate alla soddisfazione del cliente. Può sembrare banale, ma non è affatto scontato trovare un simile livello di ascolto e disponibilità ad adattare le proprie proposte alle esigenze del cliente».
La collaborazione si è protratta per circa un anno e mezzo, e la gestione dei tempi si è rivelata un fattore decisivo per la soddisfazione dell’utente finale: «Da Gamma abbiamo avuto una grande disponibilità anche quando le tempistiche che abbiamo chiesto di rispettare erano davvero stringenti», dice ancora Leanza.
Anche quando si sono verificate alcune criticità, legate essenzialmente al passaggio alla versione più aggiornata di Windows, il system integrator ha saputo dare supporto. «Abbiamo sempre avuto risposta con una certa celerità, una volta fatta la segnalazione».
Possiamo quindi dire che tutti gli obiettivi iniziali siano stati raggiunti? Ecco come ci risponde Rosanna Scalisi: «Il sistema formato dai display touch e dalle barre video Barco ci garantisce facilità di posizionamento e di collegamento, un’ottima qualità delle immagini e intelligibilità del parlato degli interlocutori anche quando si hanno collegamenti esterni. Attuato in questa modalità, il progetto si è integrato con l’infrastruttura architettonica senza stravolgerla, il che aumenta ulteriormente la nostra soddisfazione.»
Lo sapevi che…
Le barre video Barco ClickShare sono ecologiche: contengono il 35% di plastica riciclata e sono le prime nel loro genere sul mercato ad aver ottenuto la certificazione Carbon Neutral.
GAMMA SPA: UN SYSTEM INTEGRATOR IN EVOLUZIONE
Gamma SpA, azienda veronese fondata nel 1985, fa parte del gruppo Typos Holding insieme ad altre quattro società, tutte con sede nel Nord Italia: Centro C, Baldissar, EW Business Machines e CremonaUfficio. Per tutte queste realtà del gruppo, Giovanni Elampini si occupa di scolarizzazione in ambito Visual & Collaboration, una delle tre business unit dell’azienda, accanto agli ambiti Office e Production Printing e IT Services.
Alla base del ramo di attività di cui Elampini è responsabile c’è una grande spinta all’innovazione: Gamma vanta grande esperienza nelle implementazioni in ambito di Digital Signage, ma anche nel campo dei sistemi di videoconferenza e dei software per la comunicazione all’interno degli ambienti produttivi.
Da ottobre 2025 Gamma ha attivato una partnership strategica con be digital, azienda di consulenza in ambito IT, per ampliare ulteriormente i propri orizzonti.
Persone intervistate
Gennaro Leanza, Senior Project Leader del Servizio Gestione del patrimonio Edilizio del Politecnico di Milano
Rosanna Scalisi, Area Gestione Infrastrutture e Servizi del Politecnico di Milano
Giovanni Elampini, Visual Solutions B.U. Manager di Gamma SpA