Nella sede principale Agos di Milano in viale Fulvio Testi, alla scelta di privilegiare il lavoro in modalità mista è seguita l’esigenza di avere oltre ottanta sale riunione da quattro a dodici posti, tecnologicamente all’avanguardia nell’intelligibilità del parlato e di facile utilizzo. System integrator Asystel-BDF, tecnologia Sennheiser TeamConnect.
Agos SpA è una finanziaria nata nel 1986, tra le prime in Italia, leader nel settore del credito al consumo. Parte del gruppo Crédit Agricole, ha oltre cento filiali che si occupano di erogare prestiti personali, finanziamenti finalizzati, carte di credito e convenzioni attive sul territorio con diverse aziende per i finanziamenti proposti ai consumatori, oltre a un’ampia gamma di servizi assicurativi.
Sei anni fa, il trasferimento della sede principale di Milano ha portato con sé la necessità di creare e allestire nuove sale riunione che potessero essere funzionali per lo smartworking.
Prima ancora che la pandemia facesse diffondere questa modalità di lavoro, Agos aveva infatti già deciso di iniziare una sperimentazione di lavoro misto. Date le successive evoluzioni e l’ampio utilizzo del lavoro agile, la necessità di attrezzarsi per i collegamenti da remoto è diventata cruciale, con obiettivi definiti: le sale riunione dovevano rendere molto semplice collegarsi con chi si connetteva da casa e al contempo garantire un’ottima qualità audio, aspetto fondamentale per la fluidità del lavoro, ancor più rispetto alla qualità video.
Una collaborazione fruttuosa e di partnership con il system integrator Asystel-BDF ha permesso raggiungere questi obiettivi attraverso la progettazione e la realizzazione delle ottanta sale riunioni di cui è dotata la nuova sede milanese di Agos.
Ce lo raccontano nel dettaglio Giuseppe Meliota, Responsabile dell’Office IT di Agos SpA, e Gianluca Agrusa, Responsabile del Competence Center AV di Asystel-BDF SpA, l’azienda che ha curato l’integrazione.
La sfida: dotare le sale riunione di un oggetto compatto, dalle elevate prestazioni AV
In Agos, Giuseppe Meliota è il responsabile dell’ufficio che si occupa di tutto l’hardware presente in azienda: dai device IT come computer e smartphone all’allestimento delle filiali – con soluzioni AV – e, naturalmente, delle sale riunione.
Prima di capire le leve che hanno motivato l’upgrade tecnologico, gli chiediamo qualche numero per avere un’idea più precisa degli interventi fatti.
«Parliamo di un intervento corposo – spiega Meliota – se consideriamo che la sede di Agos occupa il piano terra e quattro dei sette piani dell’edificio in cui si trova, in viale Fulvio Testi 180. La nuova integrazione avrebbe interessato ottanta sale riunione da quattro a dodici posti.»
Entriamo quindi nel dettaglio delle esigenze dell’azienda.
Il primo elemento critico riguardava la qualità audio e l’intelligibilità del parlato.
«Soprattutto nelle sale più piccole avevamo un problema: la dotazione precedente era composta solo da un monitor con mini-pc per le diverse piattaforme di collaborazione e una webcam con microfono integrato. La qualità audio non era sufficiente rispetto alle nostre esigenze. Chi si collegava da casa aveva difficoltà a capire cosa veniva detto in sala riunione, il che rendeva l’esperienza stancante da entrambe le parti.» L’intelligibilità del parlato era dunque un obiettivo primario. «La sfida che ci siamo posti – prosegue Meliota elencando altri punti di miglioramento – è stata quella di mettere a disposizione dei clienti e dei dipendenti di Agos contesti di collaborazione che migliorassero questa criticità, ma anche che fossero il più user-friendly possibile. Avevamo anche altre esigenze: puntavamo a inquadrare chi non era chiaramente visibile da casa, con la possibilità di zoomare su coloro che intervenivano e avevamo la necessità di cancellare il rumore ambientale, dal momento che tutte le nostre sale riunione affacciano sull’open space occupato dai colleghi; altro aspetto critico era dato dal fatto che queste sale riunione hanno le pareti in vetro, materiale considerato nemico di un audio nitido. Infine, cercavamo un oggetto compatto, che includesse webcam, microfoni e amplificazione.»
Per Agos l’upgrade che andremo a descrivere a breve ha assunto un ruolo fondamentale in quanto l’azienda oggi è organizzata in modo da avere il 50% di smartworking: i dipendenti della sede di Milano sono 800, ma i posti disponibili sono circa 400. Poter fare chiamate e riunioni da remoto è dunque fondamentale, e serve un’ottima qualità audio-video.
In che modo si è quindi scelto di procedere? «Ci siamo rivolti ad Asystel-BDF – ci spiega Meliota – di cui siamo clienti da diversi anni [approfondimento nel box dedicato – ndr], certi che avremmo trovato ancora una volta un partner in grado di aiutarci a raggiungere il nostro obiettivo.»
La soluzione: videobar plug&play con un’ottima qualità microfonica
Gianluca Agrusa guida un team che si occupa del rapporto con i clienti e degli approvvigionamenti delle soluzioni di cui questi necessitano.
Ci addentriamo con lui nella descrizione della soluzione, e in particolare della tecnologia protagonista di questa soluzione, ovvero la barra audio-video Sennheiser TeamConnect Bar S. Questo prodotto è stato infatti installato in ogni sala riunione rappresenta il cuore del sistema di collaborazione.
«Serviva una soluzione che riuscisse a tenere insieme tutte le esigenze del cliente – spiega Agrusa – ovvero, tra gli altri aspetti, offrire qualità audio, essere semplice nell’utilizzo, essere gestibile da remoto e integrabile nel sistema già esistente, progettato alcuni anni fa. Il prodotto che abbiamo preferito è stata appunto la barra audio-video Sennheiser TeamConnect Bar S – il modello per sale riunioni di piccole dimensioni – certificata dalle piattaforme UC più diffuse, Teams compresa».
Agrusa entra quindi più nel dettaglio del prodotto e degli elementi di valore che lo hanno reso il prodotto chiave dell’upgrade.
La sfida che ci siamo posti è stata quella di mettere a disposizione dei nostri dipendenti contesti di collaborazione che privilegiassero l’intelligibilità del parlato, ma anche che fossero il più possibile user-friendly.
G. Meliota
Prima di tutto, è stato apprezzato che si trattasse di barre all-in-one: microfono, video e amplificazione sono gestiti da un unico dispositivo alimentato via PoE, quindi senza cavi sul tavolo, a vantaggio di pulizia e ordine dell’ambiente lavorativo. Il tutto è gestibile da remoto, come da richiesta del cliente e può integrarsi, sfruttando il protocollo Dante, con l’infrastruttura Audio over IP presente in azienda.
Un altro aspetto che ha convinto Agos a sposare la proposta di Asystel-BDF lo sottolinea Giuseppe Meliota: «La scelta delle barre Sennheiser ci ha permesso di avere microfoni direzionali senza compromessi sulla qualità audio, nonostante la presenza del vetro nelle sale riunione. Grazie alla tecnologia beamforming infatti, i microfoni si orientano verso chi parla, riducendo la captazione dei riverberi che un microfono fisso a raggio più ampio tenderebbe invece ad amplificare. Questo aspetto, unito alla presenza nella sala polifunzionale di microfoni a soffitto di cui è possibile regolare il raggio d’azione in base alla configurazione della sala, ci ha ulteriormente convinto che questa fosse l’opzione giusta per noi. La gamma di Sennheiser avrebbe permesso di optare anche per la versione M – per sale di medie dimensioni con un numero maggiore di partecipanti – ma il modello S forniva una qualità microfonica che soddisfaceva già ampiamente le esigenze di Agos».
Proseguiamo con altri elementi che hanno portato alla scelta di questa barra e che rispondono ad altre esigenze esplicitate da Agos.
In primo luogo, la semplicità di installazione e utilizzo, grazie al design Plug&Play e alla gestione via USB-C, ha soddisfatto la richiesta di una soluzione user-friendly, attivabile anche senza il supporto di personale tecnico specializzato.
Sul piano video, la telecamera 4K con funzionalità di intelligenza artificiale come Autoframing e Person Tiling ha risposto alla necessità di rendere chiaramente visibili i partecipanti in sala, anche quando si muovono o intervengono da posizioni decentrate. «L’intelligibilità del parlato è ottima – commenta Meliota – ed è possibile vedere ogni partecipante inquadrato in primo piano, il che agevola moltissimo la collaborazione a distanza».
Infine, la possibilità di definire zone di esclusione acustica, pensate per evitare la captazione di rumori indesiderati, ha risposto all’esigenza di migliorare l’intelligibilità in ambienti non perfettamente controllati dal punto di vista acustico.
Dobbiamo ancora aggiungere due elementi all’elenco dei fattori che hanno sostenuto la scelta di questa barra. Primo, la possibilità di integrare il legacy: «L’ecosistema di Agos era già aperto e conteneva prodotti dello stesso marchio – dice Agrusa – nati per comunicare con le barre audio-video scelte in questo caso». Secondo, la qualità che si riconosceva al marchio: «In generale – dice Agrusa – Sennheiser è ai vertici in fatto di qualità dell’intelligibilità del parlato e della gestione dei rumori di fondo, aspetti – questi- basilari considerate le richieste iniziali della committenza».
Una sede in cui la tecnologia è al servizio di chi lavora, in presenza come da remoto
Grazie a questa integrazione, la sede Agos di Milano in viale Fulvio Testi vanta oggi un insieme di ambienti realmente predisposti per andare incontro alle esigenze dei dipendenti dell’azienda, ma anche di chi con loro si interfaccia, in presenza ma soprattutto da remoto: «Oggi abbiamo sale riunione di dimensioni diverse – spiega Giuseppe Meliota – dotate tutte di microfoni a soffitto e delle barre Sennheiser TeamConnect. C’è poi la sala polifunzionale, dotata di telecamere PTZ Avocor di alta qualità e microfoni a soffitto Sennheiser TeamConnect Ceiling 2, con tre monitor interattivi utilizzabili durante gli eventi. Grazie a delle pareti mobili, questa sala polifunzionale può dividersi in tre ambienti separati. Infine, abbiamo anche la sala dove si riunisce il CDA, dotata di microfoni a collo di cigno sempre di Sennheiser».
Le barre Sennheiser hanno fornito al cliente un’integrazione perfetta e la possibilità di ampliare la soluzione senza perdere l’investimento fatto in precedenza.
G. Agrusa
Un ‘esperimento’ riuscito e tante idee per il futuro
Asystel-BDF è molto impegnata nell’ambito del Workplace Management, e Gianluca Agrusa è abituato a valutare l’impatto che integrazioni come quella realizzata nella sede di Agos SpA hanno sulle aziende in cui vengono integrate. Ecco cosa ci racconta in merito a questo caso specifico.
«Con questo cliente ci siamo resi conto che la scelta di soluzioni innovative, adatte al nuovo mercato del lavoro in modalità mista e integrate con Teams e altre piattaforme simili, ha portato a una drastica diminuzione delle chiamate al reparto IT. Chi arriva nelle sale riunione si connette facilmente al mini-PC e fin da subito non ci sono stati grandi problemi, né perdite di tempo. Da parte nostra forniamo sempre ai clienti una guida all’utilizzo che aggiorniamo nel tempo, ma questi dati ci dicono chiaramente che il suo utilizzo intuitivo e le sue modalità plug&play hanno reso gli utenti molto indipendenti.»
Giuseppe Meliota prosegue sottolineando un altro dato positivo: «È migliorata la qualità di tutte le riunioni – racconta – e i dipendenti sono soddisfatti. La verità è che oggi siamo ‘costretti’ a effettuare videochiamate, e se lo strumento è performante lo facciamo più volentieri». Ciò di cui i dipendenti Agos sono più contenti sono le prestazioni audio del nuovo sistema. «Nel nostro caso l’audio è più importante del video, perché spesso, pur usando piattaforme come Teams o Meet, si attiva solo la chiamata, e in questo caso l’intelligibilità del parlato diventa davvero fondamentale. Le sale riunione sono continuamente occupate proprio perché la qualità audio permette una comprensione comoda con chi lavora da casa e viceversa.»
Anche dal punto di vista estetico la committenza è soddisfatta della scelta: «Le barre Sennheiser sono oggetti compatti, privi di cavi, il che rende le sale riunione sempre ordinate».
Proprio questo elevato tasso di soddisfazione sta portando Agos a valutare altri interventi negli anni a venire: «Tre anni fa abbiamo sostituito tutti i computer, investendo sui laptop che agevolano lo smartworking e la mobilità interna. A questo si è accompagnato l’acquisto di numerose cuffie Sennheiser. Poiché presto ci sarà un’altra sostituzione, stiamo pensando di integrare nelle cuffie la funzionalità di cancellazione del rumore. Un modo per non sprecare l’hardware già in nostro possesso e un effettivo valore aggiunto, la sfida nella sfida».
Torniamo da Agrusa per un commento finale su questo intervento, a partire dalla facilità di installazione. «Per quanto riguarda le barre – ci dice – parliamo di qualche ora di lavoro, settaggio compreso. La presenza del protocollo Dante e della presa Ethernet ha reso veloce il collegamento alle barre di tutti gli altri prodotti. In generale, Agos aveva bisogno di una soluzione che migliorasse la gestione delle sale, che fosse semplice e che si integrasse nella domotica aziendale. Con alcuni brand le esigenze venivano soddisfatte solo in parte. Le barre Sennheiser hanno fornito un’integrazione perfetta con il protocollo Dante e la possibilità di ampliare la soluzione senza perdere l’investimento fatto in precedenza. Noi, come Exhibo, curiamo molto il rapporto con il cliente, ma alla base deve esserci un ottimo prodotto.»
E qui sembra proprio di averlo trovato.
BOX – COME NASCE LA COLLABORAZIONE TRA AGOS E ASYSTEL-BDF
Gianluca Agrusa, responsabile Competence Center AV di Asystel-BDF Italia, ci racconta come è nata la collaborazione tra Agos e Asystel-BDF.
«Agos SpA è da anni cliente del gruppo Econocom, di cui Asystel-BDF fa parte. Già nel 2018, Agos aveva chiesto ad Asystel-BDF di realizzare interventi seguendo un concept di coworking per start-up. Nel 2019 le due realtà avevano poi collaborato a un altro progetto. Questa sinergia si è affiancata ai servizi di cui Agos già usufruiva, dato che Asystel-BDF opera anche nel campo dell’Help Desk, del Service Desk e in ambito Printing.»
Insomma, quando nel 2024 Agos SpA si è di nuovo rivolta ad Asystel-BDF, il team era più che pronto a mettersi in gioco.
Anche grazie alla collaborazione con altre realtà del gruppo Econocom, Asystel-BDF si proponeva al cliente come soggetto in grado di occuparsi dell’upgrade sia dal punto di vista progettuale sia da quello dell’implementazione, curandone anche la manutenzione e la gestione con gli Operation Center della stessa Asystel-BDF, attivi ventiquattr’ore su ventiquattro. C’erano dunque tutti i presupposti per trovare la soluzione più adatta alle esigenze di Agos.
BOX – IL VALORE AGGIUNTO DEL GRUPPO ECONOCOM
Gianluca Agrusa, responsabile Competence Center AV di Asystel-BDF ci parla di Econocom, il gruppo internazionale di cui Asystel-BDF fa parte: «Econocom è il principale digital enabler che guida le aziende nel percorso di trasformazione digitale, ottimizzando l’employee experience
per potenziare la competitività.
È un partner che si distingue perché offre un approccio end-to-end che copre quattro aree chiave, ovvero: Workplace, Audiovisual, Infrastructure e Modern Application. A queste competenze si aggiunge un ampio portfolio di soluzioni di sicurezza e servizi gestiti, per un supporto completo e integrato».
BOX – IL CAMBIAMENTO DEGLI UFFICI IN CHIAVE MOBILITÀ
Guardando questa integrazione, sembra di poter dire che qualcosa stia cambiando nel mondo audiovisual. Sentiamo il parere di Agrusa. «In effetti è così. Il 2020 ha dato un forte slancio a questo settore. Tutti i clienti hanno riconvertito i propri asset interni relativi alle postazioni lavoro, passando da una quasi totalità di PC al 90% di laptop. Nelle aziende, infatti, sta aumentando molto la mobilità, non solo per lo smartworking ma anche internamente, per agevolare una maggiore facilità di incontro tra le persone. Inoltre, le aziende stanno rivedendo i building non solo in un’ottica di cost reduction, ma anche di efficienza, sfruttando per esempio la presenza di scrivanie condivise.»
E sembrerebbe che questo cambiamento abbia avuto un certo impatto sul mondo dell’IT. «L’impatto è stato e continua a essere importante – prosegue Agrusa – perché non si tratta più di un paio di sale CDA, magari gestite da un concierge, da allestire con un budget cospicuo installando prodotti di qualità eccellente. Parliamo di cinquanta, anche di cento sale che servono al business dei dipendenti, che vanno gestite e curate allo stesso modo.»
Se la si vuole vedere, si tratta di una vera rivoluzione, che passa anche da nuove modalità di collaborazione con i fornitori, come ci spiega Gianluca Agrusa, che ne è un esempio: «Nel nostro caso, come Asystel-BDF, ormai siamo passati alla fornitura di hardware tramite locazione con canone mensile anche nel campo audio-video».
Persone intervistate
Giuseppe Meliota
Responsabile Office IT di Agos SpA
Gianluca Agrusa
Responsabile Competence Center AV di Asystel-BDF, parte del gruppo Econocom