Cos’è lo smart working e quali sono gli strumenti di collaborazione di cui dotarsi per attuare il “lavoro a distanza”? Quest’articolo introduce ed esplora il tema dello Smart Working e della Unified Communication & Collaboration (UCC) attraverso la definizione dei termini chiave, l’elenco delle soluzioni di cui dotarsi e altri approfondimenti utili.
Dieci anni fa ci si interrogava su quanto lo smart working, e in particolare il “lavoro a distanza”, avrebbe potuto effettivamente cambiare il mondo del Corporate e le dinamiche aziendali. Oggi, abbiamo solo l’imbarazzo della scelta tra i prodotti e sistemi a disposizione per effettuare videoconferenze e meeting a distanza tra le sedi aziendali ai quattro capi del globo, e non solo: accanto a questi prodotti, si è sviluppata una costellazione di piattaforme di collaborazione per dialogare, condividere informazioni e documenti e gestire i flussi di lavoro a distanza, per esempio sistemi di messaggistica istantanea e soluzioni di file sharing.
Con l’aumento degli strumenti si è diffusa anche la logica dello “smart working”: lavorare non è “andare in ufficio”, ma raggiungere degli obiettivi, e se si è dotati degli strumenti digitali giusti, è possibile svolgere la propria attività scegliendo liberamente luoghi e orari di lavoro.
Proprio per questo, è giunto il momento di “fare ordine”. Questo articolo vuole essere una introduzione alle tematiche e un “vademecum” per orientarsi nella scelta degli strumenti Unified Communication & Collaboration a disposizione. Nei prossimi paragrafi trovate la risposta a domande quali: Cos’è lo smart working? Cosa significano gli acronimi UC, UCC e BYOD? Quali sono gli strumenti di collaborazione di cui ci si deve dotare per lavorare bene in smart working? Di seguito queste risposte e altre informazioni utili.
Definizione di Smart Working, UCC e UC
Prima di tutto, facciamo chiarezza sul significato di acronimi e parole, dando una serie di definizioni chiave indispensabili per inquadrare il tema.
Smart Working
Lo smart working è un modello di lavoro basato sulla possibilità, offerta ai lavoratori, di svincolarsi da luoghi e tempi di lavoro fissi (la classica “scrivania in ufficio” e il classico orario 9-18) a favore di una maggiore autonomia organizzativa e responsabilizzazione sui risultati. Questo modello, si realizza grazie alle piattaforme e agli strumenti UCC di cui parleremo di seguito.
Strettamente connesso al concetto di smart working è anche il concetto di Intelligent Workplace, da intendersi come uno “spazio di lavoro virtuale”, che si concretizza grazie agli strumenti UCC, e che offre appunto al lavoratore la possibilità di realizzare lo smart working.
Va anche sottolineato che lo smart working non è solo “lavoro a distanza” e non esclude affatto la collaborazione delle persone all’interno degli spazi aziendali: nella libertà di scegliere luoghi e tempi di lavoro c’è anche la libertà di sfruttare l’ufficio per incontrarsi e confrontarsi di persona.
In questo senso, l’avanzare dello smart working è andato di pari passo alla ridefinizione dei layout aziendali: sempre meno postazioni fisse, sempre più spazi di lavoro condivisi e costruiti con funzionalità specifiche: sale videoconferenze, sale riunioni ampie, sale riunioni per gruppi più ridotti, huddle (piccole meeting room per incontri informali), aree per lo scambio creativo, spazi per accogliere gli ospiti esterni ecc; luoghi di tutti, che tutti possono usare.
UCC – Unified Communication & Collaboration
Possiamo definire la UCC come l’insieme degli strumenti che consentono di supportare e gestire – attraverso un’unica interfaccia – comunicazione, collaborazione e condivisione di informazioni tra dipendenti e tra dipendenti e partner esterni.
La UCC è la base tecnologica su cui si realizza lo smart working.
Aggiungiamo che un buon sistema UCC è in grado di fornire un’esperienza utente (user experience) coerente su più dispositivi (pc, laptop, tablet, smartphone). Cosa significa “esperienza utente coerente”? Significa poter lavorare su qualunque device e ritrovare sempre lo stesso spazio di lavoro virtuale, ovvero le stesse informazioni e gli stessi dati aggiornati, sebbene inevitabilmente gli strumenti saranno “declinati” diversamente in base al device utilizzato (un esempio tra i tanti: alcuni sistemi di file sharing non forniscono le anteprime di un video su uno smartphone ma le forniscono sulla versione desktop).
Per fare qualche esempio, sono strumenti UCC: lato software, le Piattaforme Instant Messaging, di Conferencing e di file sharing; lato hardware, i sistemi audio video avanzati che compongono le sale riunioni di nuova generazione (il cui valore si completa comunque sul piano software con le applicazioni adibite alla loro gestione e all’integrazione con le altre soluzioni di collaborazione).
Per entrare nel merito di questo argomento, si veda il paragrafo dedicato “Quali strumenti servono”.
UC – Unified Communication
UC viene utilizzato come sinonimo di UCC, poiché la linea di confine tra sistemi e strumenti di comunicazione da un lato, e sistemi e strumenti di collaborazione dall’altro, è sostanzialmente scomparsa e generalmente, quando si parla di UC ci si sta implicitamente riferendo ai sistemi sia di comunicazione che di collaborazione.
Volendo recuperare la differenza originaria tra i due, il termine UC si riferisce agli strumenti più strettamente di comunicazione, come le soluzioni di conferenza audio e videoconferenza, escludendo i tool più strettamente di collaborazione, quali le Piattaforme Instant Messaging e di file sharing.
Con il termine UCC invece si comprendono tutte le soluzioni, sia di un tipo che dell’altro.
Quali strumenti servono
Esplorati i significati delle parole chiave del mondo dello smart working, entriamo ora nel merito degli strumenti che concretizzano il concetto di UCC.
Una premessa. Lo smart working, come anticipato, è il superamento della postazione fisica in nome di uno spazio di lavoro virtuale: non c’è più un piano in legno come scrivania ma un’interfaccia digitale dove ogni volta potrò trovare i tool di cui ho bisogno, così come i documenti e le informazioni necessarie al mio lavoro. In questo senso possiamo dire che il “cuore” di questa nuova postazione di lavoro è dunque virtuale, software.
Esiste tuttavia un ruolo importantissimo giocato dalla componente hardware: per poter fruire e interagire con questo desktop virtuale, avremo sempre bisogno di display, microfoni, telecamere, supporti audio e video. E questi hardware dovranno essere diversi in base alla situazione reale in cui siamo immersi: se siamo in metropolitana il nostro hardware sarà lo smartphone oppure il tablet, se siamo a casa il laptop, se siamo in ufficio è magari una sala videoconferenze con uno schermo ben più ampio di uno smartphone o un laptop e un sistema audio ben più avanzato di quello di cui dispongono dei device mobili.
E tuttavia concettualmente tutti questi hanno lo stesso obiettivo: connetterci ai nostri tool virtuali, al nostro intelligent workplace e la loro qualità è sempre essenziale per consentire una Collaboration efficace.
Tenendo presente questa premessa, suddividiamo l’elenco degli strumenti UCC che segue in:
- Strumenti UCC software, quelli che compongono lo spazio di lavoro virtuale
- Strumenti UCC hardware, quelli che, con modalità e funzionalità avanzate, ci consentono di interagire al meglio con questi spazi di lavoro
Strumenti software
– Piattaforme VoIP “Voice Over IP”: in pratica, un’evoluzione del vecchio “centralino telefonico”; si tratta di una tecnologia che sfrutta il protocollo IP per consentire la realizzazione di una conversazione voce, sostanzialmente identica a quella che avviane nelle conversazioni telefoniche.
– Piattaforme Instant Messaging (IM): realizzano una comunicazione in tempo reale tramite chat.
– Piattaforme di Conferencing: rendono possibile la realizzazione di audio conferenze e video conferenze a distanza.
– Piattaforme di file sharing: sistemi per la condivisione documentale e multimediale.
L’azienda si dota di una piattaforma UCC completa quando tutti questi strumenti confluiscono in un’unica interfaccia, ovvero quando queste piattaforme sono in realtà integrate e interconnesse tra loro realizzando una piattaforma di lavoro unica che rende possibile realizzare call audio, videoconferenze, chattare e condividere documenti.
Facciamo notare anche che in questo panorama gioca ovviamente un ruolo importante il Cloud, perché – come è facile intuire – la UCC è l’essenza stessa del Cloud: uno spazio virtuale di condivisione dati, una sorta di “piazza sul web” in cui si incontrano i diversi contributi dei partecipanti alla condivisione.
Strumenti hardware
Per quanto, come già accennato, il supporto hardware che ci consente di accedere alla nostra scrivania virtuale può essere anche semplicemente uno smartphone, si considerano soluzioni hardware UCC per lo più quei prodotti che consentono un’interazione avanzata, generalmente installati all’interno delle meeting room o di altri spazi aziendali. Va specificato che il valore di questi prodotti spesso non è solo nella componente hardware, ma anche nella soluzione software nativa che deve assicurare qualità nelle funzionalità (interoperabilità, sicurezza informatica ecc.).
– Strumenti per il BYOD – Si tratta di piattaforme che consentono di connettere i propri apparecchi personali (pc, tablet, smartphone ecc.) alle reti aziendali strutturate proprio per la condivisione. Sono strumenti che, per quanto sfruttino anche funzionalità software, generalmente prevedono – perlomeno nell’accezione che qui vogliamo dare alla categoria – una componente hardware che si collega al device personale, per esempio tramite USB. Quando in una sala riunione i partecipanti hanno a disposizione questi strumenti, diventa molto semplice, per esempio, condividere i contenuti con gli altri partecipanti, visualizzarli sul monitor presente in sala per renderli visibili a tutti e magari visualizzare sul monitor contemporaneamente più contenuti di più partecipanti.
C’è chi si riferisce a queste tecnologie anche con l’appellativo di “BYOM-Bring Your Own Meeting”, proprio per sottolineare come questi strumenti consentano di portare e utilizzare il proprio dispositivo per interagire con l’hardware (es. monitor, sistema audio ecc.) già presente nella stanza, anziché avere un sistema di sala riunioni preconfigurato a cui doversi adattare.
– Telecamere brandeggiabili con funzione di autotracking – All’interno delle sale meeting di nuova generazione, in caso di connessione con esterni da remoto, all’inquadratura panoramica del tavolo vengono alternate le immagini in primo piano della persona che sta parlando. Le telecamere dotate di questa “intelligenza”, collegate agli appositi sistemi audio, sanno riconoscere che sta parlando e automaticamente si orientano sul soggetto rendendo la riunione del tutto fluida, come se vi fosse una “regia” a orientare gli sguardi dei partecipanti.
– Microfoni beamforming – Hanno una funzione per certi versi simile alle telecamere di autotracking, ma sul fronte audio: il beamforming è una tecnologia che consente di direzionare ‘virtualmente’ – non fisicamente come erroneamente si potrebbe pensare – il microfono verso la persona che sta parlando, sfruttando una funzionalità digitale, in modo tale da ottimizzare la ricezione del suono. In una sala meeting è sufficiente a presenza di un solo microfono beamforming che sostituisce i microfoni personali dai tavoli delle sale meeting.
– Soluzioni audio intelligibili – Le conferenze audio hanno il vantaggio di poter essere organizzate nei luoghi pubblici/privati più diversi: in auto, in aeroporto, su un treno ecc.; questi luoghi hanno in comune un’accentuata rumorosità. Per questo motivo sono nate più soluzioni finalizzate a elevare la qualità del segnale audio e soprattutto l’intelligibilità del parlato attraverso l’eliminazione del rumore ambiente.
– Monitor di grande formato – Un altro strumento fondamentale della sala riunione di nuova generazione è il monitor, che deve essere di grande formato e possibilmente touchscreen. Il grande formato è fondamentale per creare un effetto immersivo durante le videoconferenze e per consentire una visualizzazione comoda dei contenuti condivisi. Il touchscreen è estremamente utile per consentire una interazione diretta con i contenuti trasmessi e rendere quindi fluido lo svolgimento della riunione.
Una giornata tipo usando gli strumenti di smart working
Per rendere più chiaro il ruolo degli strumenti UCC citati, o almeno di alcuni, immaginiamo una “giornata tipo” del perfetto smart worker.
Il nostro smart worker, che chiameremo Luca, si sveglia alle 7, fa colazione, e alle 8 è già pronto per lavorare. Decide di lavorare da casa durante la mattinata, e ben prima che gli uffici aprano, si connette alla propria “scrivania virtuale” accedendo tramite laptop.
Il sistema di chat aziendale gli mostra che c’è un collega – Roberto – già connesso. Lo saluta con un messaggio e lo aggiorna su un importante progetto in corso, che chiameremo “Progetto Roma”, dicendogli con due righe che ha ricevuto via e-mail i documenti che stavano aspettando per procedere con i lavori.
Per fargli avere i documenti di cui si sta parlando, li mette in condivisione caricandoli nel sistema di file sharing.
Luca quindi saluta Roberto perché deve uscire per un appuntamento dal dentista. In sala d’attesa però lo contatta nuovamente via chat, questa volta accedendo al sistema di instant messaging aziendale da smartphone (è lo stesso sistema, quindi vedrà apparire la stessa chat prima sospesa), e si accorda per una video call alle 11, una volta rientrato a casa. In quella video call potranno vedere insieme i documenti che nel frattempo il collega ha visionato e fare le correzioni che sono necessarie per mandare avanti il progetto.
Il sistema che supporta la videochiamata è integrato alla chat/instant messaging aziendale e al sistema di file sharing, per cui è possibile richiamare il documento in questione e visualizzarlo affiancato alla video chiamata per poterlo modificare “a quattro mani”: le due persone collegate, mentre si vedono e si parlano, possono apportare modifiche al file contemporaneamente e vederle real-time.
Nel pomeriggio, il nostro smart worker va in ufficio. Ha appuntamento alle 15,30 con la sede centrale di Berlino per un confronto tra il loro e il suo team a proposito del progetto Roma. Tutto il team, compresi i collaboratori esterni che si sono aggiunti per l’occasione, collegano i propri tablet e portatili – su cui hanno documenti, materiali, presentazioni utili – alla rete aziendale, e in particolare al sistema UCC della sala riunione.
Lo fanno sfruttando un device per il BYOD che consente loro di condividere i contenuti con tutti partecipanti della riunione in modo agile. Il team di Berlino è visualizzato su tre grandi schermi accostati uno di fianco all’altro, che consentono di avere una panoramica dell’intero team.
Luca apre la riunione. Le telecamere di autotracking lo inquadrano e il suo primo piano compare in uno degli schermi, anche e soprattutto sugli schermi del team di Berlino, che hanno una conference room analoga. Il microfono beamforming si orienta per cogliere al meglio la sua voce; non avendo un microfono singolo fisso, Luca è quindi libero di muoversi nella stanza fino ad avvicinarsi allo schermo.
Condivide una presentazione sullo schermo stesso e interagisce con i contenuti sfruttando il touch screen. Una collega interviene nella discussione: i microfoni e le telecamere si orientano su di lei, che richiama dal suo laptop sullo schermo dei grafici, che ora sono quindi visibili accostati a quelli di Luca.
Cosa non dovete sbagliare
Individuare gli strumenti giusti, necessari per organizzare attività di smart working e capaci di mantenere elevata la produttività significa fare attenzione a diversi fattori. L’elenco è lungo, ma vogliamo qui ricordarne tre certamente fondamentali: scalabilità, sicurezza informatica e interoperabilità.
– Scalabilità. Una soluzione UCC per agevolare le attività di smart working deve essere scalabile, ossia avere la capacità di accompagnare il percorso di crescita aziendale senza richiedere continui adeguamenti all’infrastruttura IT.
– Sicurezza informatica. Fra i compiti di un’infrastruttura IT c’è anche quello di garantire la sicurezza delle informazioni aziendali riservate; nel caso di attività di smart working, quando vengono collegati all’infrastruttura IT strumenti UCC che consentono lo scambio di informazioni riservate, è necessario elevare questo livello di sicurezza. Per questo motivo è necessario assicurarsi che gli strumenti UCC aggiunti non determinino un indebolimento dei sistemi informatici aziendali. Anche l’utilizzo di applicazioni consumer è da ritenersi un territorio minato per lo stesso motivo: gli strumenti che non sono nati per il mondo professionale, difficilmente hanno gli stessi standard di sicurezza.
– Interoperabilità. Come dimostra l’elenco nel paragrafo “Quali strumenti servono”, le attività di smart working impongono l’utilizzo di svariate soluzioni UCC. Sebbene oggi alcune di queste soluzioni siano già nativamente integrate in piattaforme UCC “omni comprensive”, si pone comunque il problema della interoperabilità: ogni volta che un nuovo strumento entra all’interno di un ecosistema aziendale, è fondamentale verificare che sia possibile integrarlo facilmente e in modo ottimale all’interno di questo stesso ecosistema, e in particolare con gli altri strumenti preinstallati. Tutti i tool devono potersi scambiare dati e informazioni, devono poter “dialogare” tra loro. Quando questo non accade i flussi di lavoro ne risentono, e di conseguenza la produttività.
