Dalla sala board a tutte le meeting room, ecco un modello efficiente di gestione degli spazi aziendali predisposti all’uso comune. Un sistema condiviso in rete, interfacciabile con qualsiasi device, che coordina le sale riunioni di tutte le filiali Coca-Cola HBC Italia.

Volume: SIAV_04_16 – Pagine: da 74 a 79

La costante ricerca di ottimizzare i propri spazi in termini di uso, tecnologia e logistica, è un’esigenza ricorrente nel percorso di crescita di ogni azienda, che si parli di luoghi di produzione, di uffici amministrativi, commerciali o gestionali. 
Di pari passo con i processi di sviluppo aziendali, infatti, aumenta spesso il bisogno di poter usufruire di uffici o sale riunioni più o meno grandi, di location polivalenti, magari modulari, per avere la possibilità di sviluppare al meglio la propria attività. 

È quanto successo a Coca-Cola HBC Italia, una delle maggiori società nel settore delle bevande analcoliche, riconosciuta come il più grande imbottigliatore di prodotti della The Coca-Cola Company sul territorio nazionale. Una realtà che oggi serve circa 60 milioni di persone attraverso la produzione e la distribuzione di una gamma unica di marchi di qualità. Nell’ottica di seguire in toto il trend di crescita aziendale registrato negli ultimi anni, di recente Coca-Cola HBC Italia ha optato per un cambio di struttura per la sede italiana, spinta dal bisogno di disporre di uffici più grandi e aumentare il numero delle proprie sale riunioni. Un’occasione propizia per ripensare e riprogettare al meglio il sistema di prenotazione ed uso degli spazi, l’arredo, il corredo tecnologico e ovviamente l’interconnessione tra gli ambienti stessi. Ed è proprio sulla predisposizione del sistema di prenotazione delle sale meeting che questa Case History pone l’attenzione; scopriamo da vicino come.

Gestione ottimale degli ambienti di lavoro

Siamo a Sesto San Giovanni, in provincia di Milano, nei nuovi uffici di Coca-Cola HBC Italia ospitati da una sede imponente, sviluppata su 4 livelli per un totale di 25 room di diverse dimensioni. Qui, è stato progettato un sistema avanzato di gestione delle sale riunioni che abbraccia gran parte degli ambienti di questo edificio, unitamente a quelli di 18 sedi distribuite sul territorio nazionale. 

Assieme a Roberto Callegari, amministratore di Prima srl, società che ha progettato e realizzato il sistema, abbiamo ripercorso le prerogative di un impianto così articolato, analizzando da vicino quello che può essere considerato uno dei modelli di prenotazione da seguire in termini di gestione delle sale meeting: «Una delle prime necessità indicate da Coca-Cola HBC Italia – ci dice subito Roberto Callegari – è stata quella di concepire un sistema di prenotazione di qualsiasi spazio aziendale comune che escludesse, sempre, la possibilità di sovrapposizione tra gli impegni professionali. Il trend di crescita di questa società ha portato ad un conseguente aumento di personale, nonché ad un ampliamento degli intrecci interprofessionali tale da richiedere un ordine estremo di condivisione degli ambienti. In questo nuovo contesto, risultava fondamentale fare un salto di qualità nella gestione delle sale meeting, evitando qualsiasi possibilità di sovrapposizione degli impegni. Pertanto, sono stati abbandonati i vecchi metodi farraginosi utilizzati per prenotare le sala riunioni, che molto spesso hanno portato ad una conseguente perdita di tempo ed energie, nonché ad un palese rischio di tensione tra i professionisti, per incomprensioni di vario genere. L’obiettivo è stato messo in chiaro sin da subito: disporre di un sistema che permetta di prenotare la propria sala riunioni, sia sul posto che da remoto, avendo certezza della disponibilità degli ambienti, in un dato giorno, ad un orario ben preciso, evitando così qualsiasi possibilità di sovrapposizione degli impegni».

Sale meeting modulari

Date le diverse esigenze di utilizzo per uso e numero di partecipanti, le 25 sale hanno dimensioni e conformazioni spaziali differenti. Le sala riunioni del piano terra, ad esempio, viene utilizzata come vera e propria zona training per la formazione del personale. Ci sono sale che possono essere utilizzate singolarmente oppure come unico ambiente realizzato unificando gli spazi, grazie ad un sistema di pareti semovibili. 
«In questo modo – ci spiega Callegari – è possibile coprire un range di partecipanti che varia da un minimo di 12 fino ad un massimo di 100 persone contemporaneamente nello stesso ambiente».

La scelta di Evoko Room Manager

Avere facoltà di prenotare il proprio spazio e programmare autonomamente la propria riunione, avendo contezza anche della capienza e di tutti i device presenti in sala, è sicuramente una prerogativa dell’ufficio “moderno”. Un po’ come avere una segretaria dedicata che all’occorrenza ci fornisce un resoconto dettagliato di ogni spazio aziendale predisposto all’uso comune. Sono tante, infatti, le informazioni che vogliamo conoscere quando decidiamo di organizzare un incontro. E desideriamo saperle anche in tempi rapidi: la sala che cerco, è libera? Da che ora a che ora? Dispone di videoproiettore? È predisposta di sistema di interazione per ciascun partecipante? 

Ad assolvere questo compito, nel caso di Coca-Cola HBC Italia, è un dispositivo tanto contenuto nelle dimensioni quanto efficiente nel fornire tutte le informazioni in tempo reale: Evoko Room Manager. 

«Sono diverse le peculiarità concentrate in un solo dispositivo che ci hanno portato ad inserirlo nel progetto a ragion veduta – ci racconta Roberto Callegari. La rete di prenotazione è stata progettata per la gestione sul posto e da remoto di tutte le sale messe a registro. Pertanto, in qualsiasi momento, in azienda si ha il quadro completo delle condizioni di ciascuna meeting room, compresa la dotazione dei dispositivi presenti all’interno. Un discorso che vale sia per la sede principale italiana che per tutte le filiali presenti sul territorio nazionale. Se, ad esempio, la mattina mi trovo in ufficio a Milano e fisso un appuntamento per il pomeriggio nella sede di Cagliari, dalla mia postazione sono in grado di accedere al sistema, cercare la sala meeting disponibile a me più congeniale e bloccarne l’uso per il periodo sufficiente a svolgere il mio incontro. Una volta prenotata da remoto, l’informazione viene condivisa nella rete e, per tutti, è visibile la modalità busy di quello spazio, per quel giorno e quel determinato orario. Pertanto, dovunque ci si trovi, è possibile prenotare la sala riunioni di qualsiasi filiale dislocata in Italia e condividere l’informazione con tutti gli operatori dell’azienda. Basti considerare che nella sola sede di Sesto San Giovanni operano oltre 120 persone, e altrettante lavorano nelle altre filiali italiane, per capire quanto possa essere d’aiuto un “cervello elettronico centrale” che possa coordinare in modo puntuale gli spazi comuni e le esigenze di prenotazione di tutti».

Sale e device condivisi in rete

«Abbiamo associato ciascun dispositivo ad ogni sala meeting presente in azienda, posizionandolo in prossimità della porta d’ingresso – prosegue Roberto Callegari. Tramite un sistema di retroilluminazione a LED, è possibile controllare sul posto che la sala sia occupata o libera: il colore verde o rosso indica in tempo reale la disponibilità o meno degli ambienti. Tutti i dispositivi sono stati collegati alla rete aziendale, pertanto ogni Evoko Room Manager è ovviamente fruibile in tutte le sue funzioni anche tramite internet». 

Per ogni livello dei building interessati ciascun Evoko Room Manager è collegato in rete. In questo modo, ogni informazione relativa a ognuna delle sale riunioni presenti in Coca-Cola HBC Italia viene condivisa in rete in tempo reale e, in qualsiasi momento, è possibile intervenire su ogni singolo dispositivo. Tutti i dati vengono gestiti dai server principali, attualmente collocati in Austria, in seno alla rete europea della società.

Informazioni condivise in rete

«La sincronizzazione dei dati tramite Microsoft Exchange, Office 365 o Google Apps for Business – ci spiega Roberto Callegari – rende fruibile il sistema di prenotazione da pc, tablet o smartphone. Il calendario viene aggiornato in tempo reale ed è visibile sia in loco che da remoto. Insomma, un vero e proprio “manager delle sale” con funzioni anche di analisi, statistica e registrazione per ottimizzare tempi e usi degli spazi di un ufficio. Non solo, il sistema fornisce anche informazioni preziose, che prescindono dalla singola prenotazione della sala, e riguardano la segnalazione di qualsiasi anomalia tecnica presente all’interno della sala meeting: dal proiettore difettoso al microfono mal funzionante, così come per qualsiasi altra irregolarità di natura tecnica. All’interno della struttura, infatti, è stato progettato un sistema di gestione di tutti i dispositivi presenti nelle meeting room, che consente di averne il pieno controllo. Non solo, a supporto di quadro informativo quanto mai completo, ogni eventuale malfunzionamento di qualsiasi device può essere segnalato dall’Evoko Room Manager di riferimento, previo inserimento dell’informazione nel relativo sistema di prenotazione. In questo modo, il quadro aggiornato dei dispositivi funzionanti, oppure in manutenzione, appare chiaro a chiunque voglia prenotare una sala riunioni». 

La regia di gestione dei segnali, è unica per tutti gli uffici. Tutti i segnali delle sale passano da un’unica determinata matrice, sia in ingresso sia in uscita, potendo così collegare e gestire audio, video e dati di tutte le sale. Non solo, nella sede di Coca-Cola HBC Italia, è attiva la Coke Tv, un canale interno automatico dedicato, dove è possibile visionare diverse informazioni condivise, dai risultati di vendita al lancio di un nuovo prodotto, passando per l’annuncio di qualche manifestazione o della presenza di un ospite importante in visita all’azienda. Ogni ambiente della struttura presenta un monitor e i display sono stati installati in diversi degli spazi comuni presenti nel building (ai lati di ogni ascensore, nei corridoi, ecc.).

Facile installazione: un unico cavo di collegamento POE

«Una volta sviluppato il progetto, l’installazione in sé è stata semplice da realizzare – prosegue Callegari. Evoko Room Manager, fatti, si avvale di un unico cavo di collegamento POE, utilizzato sia per la comunicazione in rete che per l’alimentazione, pertanto la sua predisposizione non ha richiesto tanti passaggi ed è stata alquanto rapida da realizzare. La sola possibilità di un riscontro immediato della condizione di ciascuna sala (libera o occupata), visibile anche a distanza dal corridoio, ha convito tutti. In più, una volta testato, abbiamo riscontrato che l’intero sistema funziona bene e risulta estremamente semplice da programmare». 

Chi vive le dinamiche quotidiane di un grande ufficio, sa benissimo quante volte ci si ritrova a girovagare con degli ospiti nel tentativo di trovare una sala libera, in conseguenza a procedure di prenotazioni poco chiare o all’impiego di tecnologia non all’altezza. Come una vera e propria rete di controllo, utilizzando Evoko Room Manager come cervello centrale, oggi è possibile monitorare lo stato di tutte le sale meeting direttamente da uno o più computer, così come da tutti i dispositivi mobili. Grazie ad un’overview globale, la gestione delle attività da remoto consente di schedulare e articolare in modo rapido e semplice tutti gli incontri della giornata o della settimana, favorendo così un notevole risparmio di tempo ed evitando facili contrattempi.

Dalla viva voce di chi utilizza il sistema

A supporto della spiegazione di Roberto Callegari, subentra anche il parere di Marco Garoni, Technical Infrastructure Supervisor di Coca-Cola HBC Italia: «Dopo anni, abbiamo finalmente centralizzato tutto il sistema di prenotazione – ci dice con soddisfazione Marco Garoni. Il sistema proposto ci è sembrato subito performante e lo abbiamo adottato con entusiasmo. Una volta installato, è stato immediatamente testato ed è risultato efficiente in tutte le sue funzionalità. Basti pensare, che prima usavamo dei fogli di carta fissati alle pareti o sulle porte per indicare le fasce orarie in cui le sale erano occupate; man mano che gli incontri aumentavano la situazione diventava sempre più ingestibile. Oggi, la reservation avviene in tempi rapidi e può essere modificata o annullata solo dall’utente che l’ha generata, oltre che dal desk manager. Tramite Outlook o App apposita, viene lanciata la richiesta di prenotazione alla quale segue un messaggio di accettazione o meno della domanda. Da sistema, si può controllare lo stato di tutte le prenotazioni, compreso il nominativo degli utenti che le hanno generate. Molto utile, risultano le informazioni sui dispositivi presenti in sala: esistenza di un telefono interno, di un monitor o un proiettore, wi-fi, capienza massima, ecc.».

Il sistema di prenotazione utilizzato

Dalla semplicità d’uso al un design raffinato, ideale per un ufficio dall’arredo moderno, nonché per tutte le caratteristiche tecniche che facilitano la vita lavorativa di tutti i giorni, l’Evoko Room Manager costituisce l’elemento centrale di questa installazione. Un elegante touchscreen da 8 pollici, dalle funzionalità mirate a coordinare il lavoro degli ambienti aziendali e favorirne il corretto utilizzo. In più, una funzione statistica registra e analizza tutti i dati raccolti nel tempo e, come un vero e proprio manager, fornisce un supporto decisionale aiutando l’azienda a ottenere il massimo beneficio dalle proprie sale riunioni, ottimizzando le risorse all’interno di un ufficio, sia a livello di personale che in termini di strutture. 


Si ringraziano per la collaborazione: 

Roberto Callegari 
www.primaproject.com 

Marco Garoni 
www.coca-colahellenic.it 

CommTec Italia 
www.commtec.it