Il mercato dei sistemi per dibattiti e conferenze offre una vasta gamma di soluzioni che possono comprendere, per la loro gestione, la presenza di un operatore dedicato. Le soluzoni tecnologicamente avanzate per soddisfare al meglio le richieste specifiche di ogni cliente e di ogni impianto.

Un sistema per dibattiti e conferenze può essere classificato in due tipologie: un livello semplificato che consente di gestire facilmente la conversazione e l’ascolto senza il contributo di un operatore; un livello più avanzato, dove il sistema per la gestione di conferenze rappresenta un’infrastruttura di comunicazione multilingua, in grado di facilitare e gestire anche le conferenze internazionali più complesse, che possono ospitare migliaia di partecipanti provenienti da tutto il mondo.

Qualità, ergonomia, scalabilità

Un sistema per realizzare dibattiti e conferenze deve innanzitutto avere caratteristiche audio di altissimo livello per garantire la massima intelligibilità delle parole di ogni delegato, la totale assenza di interferenze e il rispetto degli standard di sicurezza. Non meno importante della qualità audio è l’ergonomia del sistema, ovvero la capacità di semplificare le procedure tipiche di una riunione, dalla registrazione dei partecipanti alla discussione e alle votazioni delle proposte, lasciando priorità di gestione al presidente e implementando un sistema di registrazione senza interruzioni. Inoltre, nel caso di conferenze internazionali con traduzione simultanea, deve essere garantito ai traduttori il massimo comfort e la possibilità di operare tanto in loco quanto in postazioni remote. La scalabilità della soluzione e la semplicità di ampliamento last minute sono requisiti necessari per garantire flessibilità e adattabilità alle speciali circostanze del momento. Le unità dibattito, così come le unità per la traduzione simultanea, devono essere progettate per il riconoscimento automatico non appena vengono collegate, al fine di minimizzare i tempi di setup dell’impianto. Un sistema per dibattiti realmente flessibile comporta evidenti vantaggi: è sufficiente collegare l’unità al cablaggio del sistema (dove viene automaticamente riconosciuta), accenderla ed è subito pronta. Ciò significa poter aggiungere o sottrarre unità in base ai requisiti linguistici di un evento specifico e riconfigurare la struttura all’ultimo momento.

Sistema Bosch Congress DCN Next Generation con telecamera automatizzata e traduzione simultanea Integrus, in occasione del vertice G8 del 2009

I componenti di un sistema per dibattiti

Schema generale di un sistema per dibattiti e conferenze, completo di unità presidente e delegato, sistema di votazione, schermi informativi, unità per interpreti, telecamera con orientamento automatico, sistema di trasmissione audio a infrarossi, PC di supervisione e controllo centralizzato
In una sala consiliare sono sufficienti poche unità delegato, un’unità presidente e un microfono o un’unità delegato aggiuntiva per il podio, oltre all’unità centrale di controllo che gestisce il sistema

Unità per dibattiti
Le unità per dibattiti devono essere progettate con particolare attenzione all’ergonomia e alle prestazioni acustiche. Sono disponibili in versione presidente e delegato, ognuna con altoparlante e controllo del volume integrati, uno o più collegamenti per cuffie e possibile opzione per microfoni con steli flessibili di lunghezza diversa. I modelli di unità differiscono per la tipologia di connessione – cablati o wireless – e per la presenza di funzioni di votazione, intercom, display per visualizzare messaggi, riconoscimento del delegato. Che sia compatta da tavolo o personalizzata con montaggio ad incasso, qualsiasi unità dovrebbe possedere alcuni requisiti di base in termini di qualità dei microfoni, altoparlanti speciali per una perfetta intelligibilità del parlato e immunità completa alle interferenze dei cellulari.

Unità di controllo
L’unità di controllo rappresenta il cuore del sistema per dibattiti e consente un controllo intuitivo delle riunioni grazie a poche modalità operative selezionabili dall’utente. L’unità centrale di controllo ha funzione di alimentatore e di coordinatore delle unità per dibattiti collegate; generalmente è in grado di realizzare impianti con oltre 100 unità.

Opzioni e accessori
Le principali opzioni disponibili in un sistema per dibattiti e conferenze sono le funzionalità di votazione, i sistemi di identificazione dei delegati e i sistemi di traduzione simultanea. Per distribuire i canali della lingua al pubblico è possibile integrare trasmettitori wireless ad infrarossi. Inoltre, sono disponibili opzioni che consentono l’interfacciamento con dispositivi esterni: porte USB per il collegamento ad un PC e per archiviare le sedute registrate, collegamenti audio standard per includere eventuali sistemi di comunicazione al pubblico, collegamenti specifici per l’integrazione di accoppiatori telefonici per teleconferenze di alta qualità. Nei sistemi più performanti sono disponibili espansori audio per l’autodiagnosi acustica e la distribuzione audio in altre zone. Sono anche disponibili dispositivi CobraNet per la distribuzione in tempo reale di audio digitale su reti Ethernet. Software di gestione completo, ripetizione dati votazioni su grandi schermi e integrazione con sistemi di controllo e touch screen di terzi, infine, sono elementi essenziali che rendono le soluzioni utilizzabili in qualsiasi contesto, dal noleggio alle installazioni fisse dei grandi auditorium, dalle sale consiliari alle sedi governative, sia in ambito privato che nella pubblica amministrazione. Infine, quando sono richiesti massimi livelli di sicurezza, tutti i dispositivi sono collegati tramite un cavo in fibra ottica ad alta velocità, privo di perdite, in grado di creare anche un backbone sicuro e ridondante.

Sistemi custom
La gamma di 1 disponibile vanta, inoltre, una straordinaria ricchezza di varianti e accessori e per progetti particolarmente esigenti alcune aziende offrono direttamente il proprio supporto tecnico per la realizzazione di soluzioni totalmente custom, in grado di integrarsi perfettamente in ogni ambiente.

Molte funzioni, molti vantaggi
Qualsiasi unità delegato si scelga, deve essere verificata la presenza di molteplici funzioni progettate per massimizzare l’efficienza e la produttività delle riunioni, sia che si tratti di piccole e semplici riunioni che di grandi convegni internazionali multilingue. La Tabella 1 evidenzia per ogni principale caratteristica i vantaggi conseguenti.

Dalle riunioni di piccole e medie dimensioni…

Le grandi installazioni, ad esempio per conferenze internazionali, auditorium o tribunal, sono dotate di sistemi misti cablati e wireless, completi di ogni accessorio di integrazione e capaci di gestire fino a 32 lingue e fino a 4000 unità delegato
I sistemi più flessibili sono compatibili con un’ampia gamma di componenti esterni come telecamere, sistemi per la comunicazione al pubblico, controller touch screen (nella foto un’integrazione su touch panel AMX) e interfacce per videoconferenze
La funzione di registrazione su scheda SD e in formato MP3 brevettata da Bosch utilizza un buffer interno e consente di cambiare le schede SD nel corso della registrazione (fino a 64 ore per scheda)

Conduzione e controllo del dibattito
I delegati possono richiedere la parola premendo il pulsante sul microfono. Multiple richieste vengono posizionate automaticamente su una lista di attesa, gestita dall’unità centrale di controllo. La postazione del presidente può registrare le richieste di parola e può sostituire i delegati con un tasto di priorità che emette un tono di ‘attenzione’ e silenzia tutti i microfoni dei delegati. È utile anche la presenza della semplice modalità ‘voce’ che non richiede ai delegati di utilizzare l’interruttore di accensione/spegnimento del microfono, consentendo dibattiti più rapidi.

Registrazione e identificazione dei delegati
I partecipanti alla conferenza possono essere registrati e identificati con codici PIN, schede ID o lettori biometrici, come i lettori di impronte digitali. È anche possibile programmare le autorizzazioni individuali: così i delegati utilizzano solo alcune funzionalità, se dispongono dei diritti. In alternativa, si può implementare una registrazione ‘semplice’ senza identificazione, premendo un pulsante manuale sull’unità delegato.

Votazione versatile
La funzionalità di base per le votazioni è il voto parlamentare standard. Con software dedicati è possibile ampliare le funzionalità per includere la risposta del pubblico, opzioni multiple e votazioni di valutazione. I risultati possono essere visualizzati immediatamente sugli schermi dei delegati o sui display di sala dedicati. Il presidente o l’operatore hanno sempre pieno controllo sull’inizio, la fine e la sospensione della votazione.

Raccolta e conteggio dei voti
Il conteggio dei voti può essere realizzato con diverse modalità: – parlamentare; – a favore/contro; – scelta multipla; – sondaggi d’opinione e risposta del pubblico. L’unità presidente può essere utilizzata per avviare e arrestare la votazione. La votazione può essere controllata anche in remoto, da un operatore che utilizza un PC o un touch screen e i risultati possono essere esportati, in tempo reale e in vari formati, su display di sala numerici o su maxi-schermi.

Supporto video senza operatore
È possibile visualizzare un’immagine della persona che sta parlando, visualizzando automaticamente il nome dell’oratore su tutti i monitor, inclusi quelli utilizzati per la videoconferenza.

…alle conferenze internazionali avanzate

Le funzioni software avanzate offrono agli operatori un ulteriore livello di controllo. Queste funzioni sono destinate alla configurazione di autorizzazioni, realizzazione di agende, elenco di delegati, programmazione di schede ID, layout sinottici e votazione elettronica
Quando si utilizza una scheda ID, il lettore di schede può essere montato all’entrata della sala o integrato nell’unità delegato, in questo modo i delegati possono scegliere i propri posti, dal momento che il sistema rileva e registra automaticamente l’identità e la posizione del posto

Registrazione di presenze
La registrazione di presenze consente ai delegati di identificarsi all’ingresso o nella propria unità di conferenza. Le posizioni dei delegati possono essere dotate di lettori di schede ID che accettano codici PIN. Per situazioni ad alto livello di sicurezza, alcuni sistemi possono essere estesi con un lettore di impronte digitali per la verifica biometrica.

Traduzione simultanea
Quando è necessario l’interpretariato, le cabine acusticamente isolate possono essere dotate di apposite postazioni interprete. Ciascuna lingua tradotta viene automaticamente distribuita alle cuffie collegate alle unità delegato o ai selettori di canale. Per offrire ai delegati maggiore libertà di movimento, le lingue tradotte possono essere indirizzate ai ricevitori tascabili, wireless a infrarossi. I requisiti relativi all’isolamento acustico e ad altre caratteristiche generali delle cabine interprete sono specificati dallo standard ISO (Organizzazione internazionale per la standardizzazione): – ISO 2603 – Cabine fisse per l’interpretariato; – ISO 4043 – Cabine mobili per l’interpretariato.

Aggiunta di controlli software
Le funzioni software avanzate offrono agli operatori un ulteriore livello di controllo. Queste funzioni sono destinate alla configurazione di autorizzazioni, realizzazione di agende, elenco di delegati, programmazione di schede ID, layout sinottici e votazione elettronica.

Trasmissione IR nei sistemi di traduzione simultanea

Figura 1. La posizione in altezza dei radiatori deve tener conto di eventuali ostacoli che possono intralciare i raggi
Figura 2. I radiatori assicurano la copertura dei posti a sedere in un ambiente di forma quadrata
Figura 3. Il posizionamento dei radiatori in una sala convegni con platea e Palco
Figura 4. Il posizionamento dei radiatori che coprono i posti a sedere sottostanti un ballatoio

Nei convegni internazionali multilingue è indiscutibilmente importante che tutti i partecipanti siano in grado di comprendere ciò che viene esposto. Per questo motivo è indispensabile disporre di un sistema che consenta agli interpreti di tradurre simultaneamente la lingua del relatore. Le traduzioni approntate vengono distribuite all’interno dell’ambiente in cui si svolge il convegno e i delegati possono selezionare la lingua desiderata e ascoltarla attraverso le cuffie. Il più efficace metodo di distribuzione della traduzione simultanea è rappresentato dai sistemi a infrarossi. Il termine infrarossi indica l’assenza di fili e offre ai delegati piena libertà di movimento. In questo modo viene assicurata l’integrità delle informazioni poiché i segnali distribuiti non possono oltrepassare la sala convegni. In sintesi, il sistema a infrarossi di distribuzione delle lingue consiste in un trasmettitore, uno o più radiatori e un determinato numero di ricevitori. Inoltre, sono disponibili diversi accessori come cuffie, cavi e caricabatterie. Un sistema di distribuzione a infrarossi di buona qualità garantisce che tutti i delegati presenti nella sala convegni ricevano i segnali distribuiti senza disturbi. Questo scopo viene raggiunto utilizzando un numero sufficiente di radiatori in posizioni pianificate, in modo che le radiazioni a infrarossi coprano l’intera sala convegni, con la stessa intensità. Diversi aspetti possono influenzare l’uniformità e la qualità del segnale a infrarossi e devono pertanto essere tenuti in considerazione durante la pianificazione del sistema di distribuzione con radiazioni a infrarossi. Ecco quali sono i principali.

Sensibilità di puntamento del ricevitore
La sensibilità di un ricevitore è ottimale quando questo viene puntato direttamente verso il radiatore.

Footprint del radiatore
L’area di copertura del radiatore dipende dal numero di segnali portanti trasmessi e dalla potenza d’uscita del radiatore.

Illuminazione dell’ambiente
Le lampade fluorescenti, come le lampade TL o le lampade a risparmio energetico, non devono entrare in conflitto con il sistema, così come la luce solare o la luce artificiale con lampade alogene fino a 1.000 lux. I sistemi di distribuzione più moderni operano in un range di frequenze immune alle interferenze dei sistemi di illuminazione.

Oggetti, superfici e riflessi
La presenza di alcuni oggetti nella sala convegni può influenzare la distribuzione della luce a infrarossi. Giocano un ruolo importante anche la trama e il colore di oggetti, muri o soffitti. Zone in ombra I problemi causati da ombre di muri o mobili possono essere risolti assicurandosi che sia presente il numero sufficiente di radiatori e che siano ben posizionati in modo che il campo di infrarossi sia in grado di coprire l’intera sala convegni.

Posizionamento dei radiatori
Le radiazioni a infrarossi possono raggiungere il ricevitore direttamente e/o mediante i riflessi diffusi, per cui è importante tenere presente questo fattore per il posizionamento dei radiatori. Nonostante la situazione ottimale preveda che i ricevitori catturino direttamente il percorso delle radiazioni a infrarossi, i riflessi migliorano la ricezione del segnale e non devono essere eliminati. Come si può vedere dalla Figura 1 i radiatori devono essere posizionati a un’altezza tale che il passaggio delle persone nella sala non intralci i raggi. Per sale convegni organizzate concentricamente i radiatori angolati, posizionati al centro e alla giusta altezza, possono coprire l’intera area in modo eccellente (Figura 2). In sale con poche superfici o superfici non riflettenti, come una sala di proiezione, è necessario che il percorso delle radiazioni a infrarossi sia diretto verso la platea. Quando la direzione del ricevitore viene cambiata, ad esempio in base alla variazione dei posti a sedere, è necessario montare i radiatori agli angoli della sala (Figura 3). Se i posti della platea sono fissi, il puntamento dei radiatori è diretto e non è necessario installarne altri sulla parte posteriore. Quando il percorso dei segnali a infrarossi è parzialmente bloccato, ad esempio in presenza di ballatoi (Figura 4), è necessario coprire l’area ‘in ombra’ con un secondo radiatore.

Si ringrazia per il contributo:

– Luca Galli di Bosch Security Systems
www.boschsecurity.it

– Carlo Novelli e Gianpaolo Britti di Intermark Sistemi srl
www.intermark.it