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Collaboration: la configurazione ideale di Kantar Consulting

Nella sede Kantar Consulting alle porte di Bologna vengono utilizzati 23 Evoko Liso per il sistema di prenotazione delle sale, 12 Barco ClickShare per la condivisione dei contenuti, 6 BrightSign per il Digital Signage interno.


Volume: SIAV_02_18_ISE - Pagine: da 50 a 55

kantar.com
longwave.eu
comm-tec.it

In sintesi
Committente: Kantar Consulting
System Integrator: Longwave
Fornitore: Comm-Tec
La sfida: Favorire la gestione intelligente degli spazi condivisi, facilitare l’interazione tra i professionisti
Tecnologie utilizzate: Sistema di prenotazione sale meeting, sistema di collaboration wireless, sistemi avanzati per il digital signage


Il caso di successo che andremo a descrivere in questo articolo coniuga diversi aspetti del mondo aziendale, che dovrebbero essere tipici di ogni società che vive la quotidianità lavorativa in modo totalmente avveniristico.
Ci troviamo alle porte di Bologna, precisamente a Casalecchio di Reno, al Worklife Innovation Hub, il centro direzionale considerato come il più evoluto dell’Emilia Romagna, un vero e proprio Business Center del futuro: un polo direzionale moderno e innovativo, costituito da aziende dinamiche che operano in settori legati all’innovazione e all’high-tech.

In questo contesto, inaugurato nel 2018, abbiamo varcato la soglia di Kantar Consulting, una società internazionale di consulenza specializzata in vendite e marketing, che vanta oltre 1.000 analisti, leader di pensiero, sviluppatori di software e consulenti. Parliamo dunque di professionisti che operano conoscendo in anticipo i trend di mercato, pertanto proiettati appieno negli scenari futuri del business. In un contesto del genere, gli spazi di riservati all’attività quotidiana rispecchiano la filosofia aziendale e lo stesso approccio al mercato. E gli uffici di Kantar Consulting sono tutti da scoprire, così come da conoscere è la giornata tipo di qualsiasi professionista che li vive.



Collaboration d’avanguardia e digital signage per 2.500 mq di superficie

La struttura di cui andiamo a parlare è stata allestita con tecnologie d’avanguardia per la gestione intelligente degli spazi condivisi e per favorire una rapida interazione tra i professionisti. Parliamo di 2.500 metri quadrati di superficie, le cui sale sono state attrezzate con Evoko Liso per la gestione coordinata dei meeting, con Barco ClickShare per la condivisione dei contenuti durante le riunioni, con i dispositivi BrightSign per la gestione ottimale dei contributi video che appaiono nei tanti monitor presenti in azienda negli spazi comuni.

Durante il nostro sopralluogo, in un colpo solo, abbiamo messo insieme tutti gli attori che hanno contribuito alla realizzazione di questo progetto: da Fabio Serantoni, CFO Trade Optimisation di Kantar Consulting, che da buon padrone di casa ci ha guidati all’interno della struttura, a Giulio Borghi e Davide Felicani, rispettivamente Product Manager e Key Account Manager di Longwave, system integrator che ha sviluppato e messo in opera il progetto, per finire a Matteo Ambrosi, Channel Manager di Comm- Tec, distributore che che si è occupato della fornitura dei dispositivi installati.

«Mi sono occupato personalmente dei processi di ristrutturazione di tutto il building – ci dice subito Fabio Serantoni. Il complesso in cui ora ci troviamo, costruito negli anni ’70, ha subito una profonda ristrutturazione seguendo le logiche di una trasformazione industriale che ha visto le aziende presenti passare da produttive a terziarie. Abbiamo ricevuto lo spazio meno di un anno fa, era un unico open space: in 6 mesi lo abbiamo suddiviso, ne abbiamo cablato l’impianto elettrico e l’impianto dati, lo abbiamo attrezzato delle migliori tecnologie. Oggi, come la nostra, questo Business Center ospita tutte aziende informatiche. Nel nostro caso abbiamo voluto dotarci di strumenti tecnologici adeguati per mantenere alto il livello di dinamicità lavorativa, al pari del modus operandi impostato per questa azienda. Per questa ragione – prosegue Fabio Serantoni - abbiamo pensato di rendere fluida la comunicazione e l’organizzazione interna, così come impostare al meglio la comunicazione verso i clienti e l’interazione con i professionisti con i quali ci confrontiamo ogni giorno».


Al pari di una realtà giovane e dinamica come la nostra, i processi di collaborazione, condivisione degli spazi e fruizione dei contenuti aziendali devono essere snelli, così come l’interazione tra i professionisti deve viaggiare spedita - Fabio Serantoni



La sala riunioni: crocevia di business

È uno dei luoghi di maggiore scambio professionale, un ambiente dove quotidianamente in tante aziende vengono decise strategie, sviluppati progetti, definiti asset futuri: la sala meeting. Di per sé, quindi, rappresenta un contenitore dove riversare delle idee da elaborare. Per tale ragione, sono almeno due i fattori determinanti da considerare, e Katar Consulting lo sa bene: come condividere con i colleghi, come rendere immediati i tempi di condivisione delle presentazioni durante le riunioni. Le stime indicano che l’82% delle persone utilizza i propri device (secondo la filosofia Byod) per le riunioni e si aspetta di poter effettuare immediatamente una presentazione. Pertanto, l’assenza di tecnologia o la scelta di tecnologia sbagliata può anche rovinare una riunione, persino arenare una trattativa o far perdere una vendita.



Rete di prenotazione condivisa per 23 sale meeting

La predisposizione del sistema di prenotazione delle sale meeting è visibile sin dall’ingresso in azienda. Sono ben 23 gli Evoko Liso installati all’esterno di ogni sala meeting, e in un contesto di design moderno l’impatto è notevole. «Con l’installazione di questi sistemi, è lontano anni luce il ricordo della prenotazione degli spazi fatta da bigliettini fuori porta o da scambio infinito di email per scegliere la tipologia di sala e assicurarsi l’orario stabilito – ci spiega Davide Felicani, Key Account Manager di Longwave. La sincronizzazione dei dati avviene tramite Microsoft Exchange, Office 365 o Google Apps for Business e rende fruibile il sistema di prenotazione da pc, tablet o smartphone. In questo modo, il calendario viene aggiornato in tempo reale ed è consultabile da remoto così come visibile nei display predisposti fuori da ciascuna sala. In più, affidarsi ad un dispositivo definito manager delle sale consente anche di sfruttarne le funzioni di analisi, statistica e registrazione, il che permette di ottimizzare tempi e usi degli spazi di un ufficio».

In questo modo, diventa semplice la gestione delle attività, così come è comodo schedulare e articolare da remoto tutti gli incontri della giornata o della settimana, favorendo un notevole risparmio di tempo ed evitando facili contrattempi. «In aziende dinamiche come Kantar Consulting, il tempo è un fattore determinante – ci dice dal canto suo Giulio Borghi, Product Manager di Longwave. Oggi, diventa sempre più frequente la dotazione di strumenti che accelerano qualsiasi processo aziendale, evitando così incomprensioni interne o, peggio ancora, come nel caso della gestione condivisa degli spazi, di ritrovarsi a girovagare con degli ospiti nel tentativo malsano di trovare una sala libera, in conseguenza a procedure di prenotazioni poco chiare o all’impiego di tecnologia non all’altezza. Nel nostro caso, il cliente ha deciso di utilizzare gli Evoko Liso come sistema di Room Booking, i Barco ClickShare CSE-200 come sistemi di wireless sharig in tutte le principali sale riunioni, comprese quelle adibite alla videoconferenza, e i Brightsign come sistema di Digital Signage aziendale collegati a diversi monitor da 65” e 75”, in modalità landscape e portrait».

Dotandosi di strumenti per la corretta condivisione degli spazi, le aziende evitano incomprensioni interne causate da procedure di prenotazioni poco chiare - Giulio Borghi



Digital Signage in azienda: gestione dei contenuti affidata a BrightSign

Sono diversi i display installati in tutta l’azienda, utilizzati all’occasione come strumenti di comunicazione per i dipendenti o per gli ospiti. Vengono utilizzati per avviare quotidianamente svariati contenuti video, dalle presentazioni aziendali ai filmati di convegni, passando dai messaggi di benvenuto o presentazioni delle proprie soluzioni aziendali. Anche in questo caso, come ci spiega Giulio Borghi, organizzare al meglio l’utilizzo dei display è stato un must, per non lasciare nulla al caso.

«Per il coordinamento dei contenuti video di abbiamo preso in considerazione l’utilizzo di 6 BrightSign HD223 – ci dice il Product Manager di Longwave - perché garantiscono affidabilità, così come una longevità duratura. Sono in grado di riprodurre audio e video HD con layout configurabile e consentono di visualizzare video in full HD (1080p60), con codifica H.265, H.264, MPEG-4, MPEG-2, MPEG-1, nonché immagini (bmp, jpeg, png), testo, audio (MP2, MP3, AAC, WAV, WMA, AC3 stereo) e contenuti HTML5 standard. I BrighSign sono stati collegati a monitor da 65” e 75”, utilizzati tra reception, sala d’attesa e lungo tutti i corridoi dell’azienda. La sede, infatti, viene utilizzata non solo come punto operativo ma anche come luogo dimostrativo delle proprie soluzioni. Grazie a questi dispositivi, è possibile organizzare la fruizione dei contenuti, predisponendo diversi scenari di suddivisione degli schermi: dai video da mandare in contemporanea in tutti gli schermi, alla gestione separata di ogni singolo monitor, fino alla programmazione di blocchi di monitor per video da mandare solo in determinate zone dell’azienda. Il cliente ha apprezzato molto questo tipo di soluzione – conclude Giulio Borghi. Anche in questo caso, sono lontani i tempi in cui per mandare dei video aziendali, ci si doveva munire di chiavetta USB da inserire dietro ciascun display».



Il meeting parte subito, senza intoppi di carattere tecnico

Se finora abbiamo parlato di dinamicità aziendale, non poteva mancare un sistema di sharing dei contenuti nelle sale meeting. La soluzione scelta da Kantar è stata Barco ClickShare, nello specifico il modello CSE-200. Ne sono stati predisposti 12, in altrettante sale. «Premi un pulsante e condividi i tuoi contenuti. Ancora oggi questo dispositivo desta stupore tra i professionisti che si apprestano ad iniziare un meeting e vanno alla ricerca dei cavi da collegare al proprio device, pensando di doverlo settare per poter condividere la propria presentazione - è quanto afferma Matteo Ambrosi, manager del canale Collaboration di Comm-Tec Italia. E invece no, niente cavi, nessun set-up e zero tempi di attesa per partecipare.

I sistemi di Collaboration hanno avuto un notevole incremento negli ultimi anni perchè l’idea di ottimizzare i tempi e la qualità di una riunione è un must del quale le aziende non vogliono più privarsi - Matteo Ambrosi



Qualità della vita in azienda: all’interno, anche zona relax e sala musica

Ci capita a volte di leggere un articolo che desta la nostra curiosità, di scorgere tra le pagine di una rivista la storia di ambienti di lavoro affascinanti che accendono improvvisamente il desiderio di vivere nuove esperienze, di visitare nuovi luoghi professionali. Benché solitamente di ambienti avveniristici se ne sente parlare solo sui giornali, varcando la soglia di Kantar Consulting ci siamo ritrovati nel bel mezzo di un modo nuovo di concepire il lavoro.

Tutto, all’interno, è stato elaborato in modo audace e progredito, per favorire al meglio l’attività produttiva di ogni singolo professionista. Il tutto, lontano da quel mondo che da sempre struttura le ore lavorative in modo standard. Flessibilità di orari, gestione del tempo lavorativo gestito secondo le esigenze di ogni singola risorsa. Persino una sala relax, utilizzabile in qualsiasi momento per smaltire le fatiche del lavoro durante una pausa e, addirittura, una sala musica completamente insonorizzata che consente di passare al mondo della progettazione a quello del pentagramma in solo pochi minuti. Mettiamoci poi che ogni sala è stata dotata delle migliori tecnologie per migliorare i processi di collaborazione e di scambio professionale, sicuramente recarsi al lavoro con queste condizioni rende l’attività più gradevole e migliora la produttività.


I sistemi di Collaboration hanno avuto un notevole incremento negli ultimi anni, l’idea di ottimizzare i tempi e la qualità di un incontro, senza dover sempre ricorrere ad interventi tecnici per la predisposizione ottimale dei partecipanti alla riunione, è un must del quale le aziende non vogliono più privarsi. La scelta di Kantar Consulting di affidarsi al CSE-200 è stata ottimale e tarate su misura, perché oltre a dare la possibilità di connettere fino a 16 utenti contemporaneamente, offre un livello di sicurezza avanzato può essere impostato su uno dei tre livelli di sicurezza predefiniti, a seconda delle politiche e le esigenze della società. In queste condizioni, oltre che ritrovarsi in sale meeting spesso dall’aspetto sempre ordinato e decoroso, prendere parte ad una riunione diventa addirittura piacevole».



Quando il cliente conosce i dispositivi da installare

Un aspetto molto spesso sottovalutato in fase di trattativa e, successivamente, di progettazione, riguarda il grado di conoscenza da parte del cliente delle tecnologie da adottare per i propri spazi. Ci si può trovare davanti al caso in cui il cliente sia totalmente al buio oppure, al contrario, sia bene informato è ha le idee chiare su cosa fare e come farlo. In questa circostanza ci troviamo di fronte ad entrambi i casi, come ci spiega Davide Felicani: «Ci siamo trovati di fronte un’azienda ad alto contenuto tecnologico, pertanto con del personale preparato e capace di gestire in autonomia i vari device. Non solo, avendo delle competenze interne abbastanza elevate, al momento della richiesta, al fianco delle necessità sono state presentate le soluzioni da adottare. I professionisti di Kantar Consulting, infatti, avevano già fatto uno scouting approfondito e sono arrivati ad identificare Barco ClickShare ed Evoko Liso come prodotti da installare. Si sono documentati tramite datasheet e video di ogni genere fino ad arrivare da noi per richiederne progettazione e installazione. Se sul fronte collaboration le idee erano chiare, è servito fornire un maggiore approfondimento sul digital signage. In questo caso, siamo stati noi a fornire tutte le spiegazioni del caso e suggerire l’adeguamento appropriato».



Longwave premiata ai Comm-Tec Awards

In occasione dei Comm-Tec Awards 2018, Longwave è stata premiata per la migliore installazione del canale Collaboration.
La manifestazione, lo scorso anno alla sua seconda edizione, è dedicata ai progetti migliori realizzati di anno in anno. Al cospetto di circa 200 professionisti del settore e alla presenza di Mike Blackman, patron di ISE, giunto per l’occasione in Italia, sono stati consegnati i premi per le migliori installazioni di canale e Longwave ha avuto la meglio tra i progetti di Collaboration.



Interazione tra diverse categorie professionali

Servirebbe sempre, a volte viene concordata, altre volte capita per caso, nella maggior parte dei casi non avviene.
Parliamo della collaborazione tra le diverse diverse categorie professionali impiegate nella fase di sviluppo di un progetto. Per il system integrator, tutto dipende dalla tipologia d’intervento e dalle condizioni della struttura nel momento in cui viene interpellato per dotare gli spazi di un impianto tecnologico.

Nel caso di Kantar Consulting, le condizioni sono state favorevoli per una realizzazione condivisa degli impianti. Infatti, il primo sopralluogo è stato fatto in fase di costruzione, una condizione che ha favorito il confronto tra le varie categorie professionali. «Abbiamo fatto il sopralluogo proprio durante la fase di costruzione delle sedi, a cantiere aperto – ci spiega Stefano Mazzacani, Business Unit Manager di Longwave. Una situazione che ha agevolato lo scambio tra professionalità differenti e combinato in modo proficuo le esigenze progettuali di tutti: architetti, elettricisti, progettisti e system integrator. Essere arrivati in corso d’opera è stato un valore aggiunto per finalizzare al meglio ogni dettaglio installativo. C’è stato quindi anche lo spazio per suggerire varianti progettuali che favorissero lo sviluppo adeguato del progetto»



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